Что означает переход на электронные трудовые книжки? Юристы рассказали, как это будет

Юрист юридической консалтинговой компании «Юсконсалт» Валентина Гречишникова

Помощник юриста Вера Сорокина

Причина перехода к трудовым электронным книжкам — в том, что на практике некоторые работодатели неверно ведут трудовые книжки, нарушая требования законодательства. В связи с чем ПФР недополучает части данных и, как следствие, может отказать застрахованным лицам в назначении пенсии.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка представляет собой основные сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде, которые хранятся в ПФР.

Работодатель обязан предоставить следующую информацию:

• ФИО работника;
• место работы;
• трудовая функция работника;
• переводы на другую постоянную работу;
• увольнение работника с указанием причины;
• также могут быть иные сведения, предусмотренные ТК РФ.

Работодатель предоставляет сведения в ПФР в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Сведения могут подаваться через сервис ПФР или систему учета, используемую работодателем. Есть исключение: если численность работников менее 25, то форма может предоставляться на бумажном носителе.

Как будем переходить?

Трудовые книжки в электронном виде станут обязательными для тех, кто впервые начнет трудовые отношения после 31 декабря 2020 г.

Для ранее трудоустроенных работников переход произойдет по желанию: можно будет как отказаться от дальнейшего ведения трудовой книжки в бумажном виде, так и заявить о желании параллельного ведения бумажного и электронного документа.

Последовательность перехода (ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ) для работодателя:

1.  Привести в соответствие локальные нормативные акты;

2.  Изменить коллективные соглашения/договоры (если они имеются);

3. Обеспечить техническую готовность к предоставлению сведений. Формирование «книжки» происходит путем заполнения формы СЗВ-ТД.

Срок подачи зависит от вносимых сведений.

Специальный срок — не позднее следующего дня — предусмотрен для предоставления сведений об увольнении, приеме на работу сотрудника.

Для иных сведений установлен общий срок — до 15 числа следующего за месяцем, в котором произошли изменения.

4. Уведомить до 30.06.2020 г. в письменной форме каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с введением электронных трудовых книжек, а также о праве работника сохранить бумажную трудовую книжку.

5. Каждый работник до 31.12.2020 г. обязан подать работодателю заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении сведений в формате электронной книжки. При выборе электронной трудовой книжки необходимо выдать бумажную трудовую книжку работнику (под подпись).

Где будут храниться данные работников?

Сведения о работе формируются работодателем и предоставляются в ПФР РФ для последующего хранения.

Срок хранения

Законом не установлен предельный срок хранения сведений в Пенсионном фонде.

А что будет, если работодатель не выполнит требования?

Ответственность за неисполнение требований установлена статьей 15.32.2. КоАП. Непредставление сведений в ПФР (а равно предоставление не в полном объеме) влечет наложение штрафа в размере от 300 до 500 руб. Штраф может быть наложен на руководителя или бухгалтера.

Может ли работник самостоятельно получить сведения, переданные в ПФР?

Работник может получить сведения самостоятельно:

1)  у работодателя по последнему месту работы (за период работы у этого работодателя) на бумажном носителе или в форме электронного документа;

2)  в многофункциональном центре на бумажном носителе;

3)  в ПФР на бумажном носителе или в форме электронного документа;

4)  через портал Госуслуги в форме электронного документа;

5)  в течение 3 дней с момента подачи заявления у работодателя.

Кроме того, работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя при увольнении в день прекращения трудового договора.

Хорошо или плохо?

Любое нововведение влечет за собой позитивные и негативные последствия для участников трудовых отношений.

Очевидные плюсы для работодателя:

— сокращение издержек на приобретение и хранение трудовых книжек;

— отсутствие ответственности за сохранность и достоверное и своевременное оформление трудовых книжек;

— упрощение взаимодействия с дистанционными работниками.

К минусам для добросовестных работодателей можно отнести увеличение объема бухгалтерской отчетности (СЗВ-ТД).

Минус для работодателей, недостоверно/несвоевременно заполняющих трудовые книжки — невозможность внесения записей «задним числом».

К плюсам для работников можно отнести:

— достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности (исключается риск утери);

— возможность взаимодействовать дистанционно с работодателем и ПФР (трудоустройство, оформление пенсий по данным лицевого счета).

Таким образом, переход на электронные трудовые книжки имеет четкий регламент и не влечет за собой полный отказ от трудовых книжек на бумажном носителе.

Переход позволит обеспечить достоверность и прозрачность сведений о трудовой деятельности сотрудника, а также минимизирует риск утраты данных.