Как провести годовое собрание акционеров? Изменения и комментарии Банка России

На 1 июня 2020 г., по данным СГУ Банка России, в Сибирском федеральном округе зарегистрировано 5076 акционерных обществ (по сравнению с показатели прошлого года произошло уменьшение — 5382 в 2019 г.). Каждому из них необходимо провести годовое общее собрание акционеров.

Из-за эпидемии коронавируса в 2020 г. ЦБ рекомендовал эмитентам проводить годовые собрания акционеров в заочной форме. Кроме того, увеличены сроки для проведения годовых собраний. В этом году с учетом законодательных изменений они должны пройти до 30 сентября. Нарушения при проведении годовых общих собраний грозят акционерным обществам крупными штрафами — до 700 000 руб.

Как провести годовое общее собрание акционеров

1. Принять решение о проведении собрания

Эту функцию выполняет совет директоров. Он принимает решение о созыве годового общего собрания, определяет дату его проведения, а также повестку дня собрания. Если в акционерном обществе нет совета директоров, эта обязанность возлагается на лицо или орган управления, указанные в уставе организации. Например, это может быть генеральный директор акционерного общества.

1. Выбрать форму проведения годового собрания

В 2020 г. приостановлен запрет на проведение годового общего собрания акционеров в заочной форме, поэтому акционеры вправе провести собрание одним из трех способов:

— в заочной форме путем заочного голосования;

— в очной форме путем совместного присутствия акционеров;

— в очной форме без присутствия акционеров (дистанционно).

1. Подготовить список участников

Одновременно с решением о проведении годового общего собрания акционеров уполномоченным органом управления эмитента определяется дата, на которую будет составлен список акционеров. Это те, кто имеют право на участие в собрании. Такой список обязательно запрашивается у реестродержателя.

Дата должна быть установлена с учетом следующего: не ранее, чем через 10 дней после принятия решения о проведении собрания, но не позднее, чем за 25 дней до его проведения.

В случае, если в повестку включен вопрос о реорганизации общества, то список акционеров определяется не позднее чем за 35 дней до собрания.

1. Сообщить акционерам о проведении годового общего собрания

Это нужно сделать не позднее, чем за три недели до собрания. Сообщение нужно отправить заказным письмом либо вручить лично под роспись. В уставе организации могут быть указаны и другие способы. Например, публикация информации о проведении собрания на сайте организации. Закон устанавливает требования к таким сообщениям. Оно должно содержать дату, место, время проведения общего собрания, его повестку, адрес электронной почты для получения бюллетеней и другую информацию. Все условия и требования указаны в Федеральном законе «Об акционерных обществах», а также в Положении Банка России «Об общих собраниях акционеров».

1. Направить бюллетени для голосования

Это обязательно в случае проведения собрания в заочной форме, а также для публичных акционерных обществ и для непубличных, в которых более 50 акционеров. Также эта норма может быть указана в уставе организации, если к ней не подходят эти требования. Бюллетени нужно направить не позднее чем за 20 дней до собрания.

1. Подготовить для акционеров обязательные материалы

Акционеры перед общим собранием должны подробно ознакомиться с деятельностью компании в прошлом году. Поэтому им необходимо предоставить следующие материалы:

— Годовой отчет общества

— Годовую бухгалтерскую отчетность и заключение аудитора к ней

— Заключение внутреннего аудита

— Сведения о кандидатах в совет директоров и в ревизионную комиссию

— Заключения совета директоров о крупных сделках

— Информацию об акционерных соглашениях

— Иную информацию, установленную законодательством

Также до акционеров нужно довести изменения, которые планируется внести в устав или внутренние документы общества.

Акционеры должны иметь доступ к информационным материалам в течение 20 дней до даты собрания. Если в повестку включен вопрос о реорганизации общества — в течение 30 дней, а также во время проведения собрания. Материалы можно разместить на сайте общества, если это предусмотрено уставом.