Философия непрерывных улучшений. Зачем нужны рабочие группы в компаниях?

Эксперт по бережливому производству КГ «Управленческая практика» Екатерина Королькова

— Формирование рабочих групп — неотъемлемая часть внедрения бережливого производства в компании. Они создаются для решения проблем, ведения lean-проектов, реализации идей, внедрения стандартных операционных процедур — перечислять цели можно до бесконечности. Но даже если в вашей компании не внедрено бережливое производство, и никто о нем ничего не знает, рабочие группы, я уверена, все равно собираются для решения тех или иных задач. 

Сегодня хочу поделиться несколькими, на первый взгляд, простыми, но, как показывает практика, эффективными рекомендациями, которые помогут вашей команде работать продуктивнее.

Не отказывайтесь от повесток, протоколов и планов

Порой мы пренебрегаем административной работой, считая ее рутинной и ненужной. Но протоколы и планы начинают выполнять свою функцию только тогда, когда они максимально удобны для работы группы. В таком случае вести их будут не для галочки, а с целью фиксации реального положения дел и результатов изменений. 

Без повестки перед глазами и прописанной цели встречи вы можете в итоге уйти в сторону и упустить важные вопросы во время обсуждения. Без зафиксированных договоренностей можете забыть часть того, что обещали сделать. Без фиксации плана в одном месте — не увидеть всей картины задач в целом.

Часто наблюдаю, как в разных компаниях каждый ответственный заносит свои задачи или в блокнот (и это в лучшем случае), или на отдельный лист бумаги, который обычно «теряется» к следующей встрече. Если в группе отсутствуют общий план или единая система фиксации всех договоренностей, то часть поставленных задач тоже будет потеряна (особенно если исполнители не видят в них ценности) вместе с теми листиками. Даже внимательный сотрудник из-за отсутствия такой системы может упустить что-то.

Можно ли упростить себе задачу? Да. Совместите, например, протокол и план задач и после совещания регулярно рассылайте коллегам этот общий для всех документ. 

Что еще может помочь в оптимизации административной «рутины»? Сейчас достаточно много разных программных продуктов и решений. К примеру, для планирования задач вы можете использовать онлайновые канбан-доски. В частности, сервис Trello помогает фиксировать договоренности и отслеживать их выполнение. Если все мероприятия вашей команды запланированы в календаре (например, вы используете для этого google-календарь или outlook), то повестку можно указать непосредственно в описании встречи.

Продумывайте состав рабочей группы заранее

Оптимальное количество участников рабочей группы — 5 человек (плюс/минус один участник). Чем больше сотрудников вы приглашаете, тем больше шансов, что кто-то начнет отмалчиваться или заниматься своими делами, или, например, скучая, рисовать картинки в блокноте. 

Различные точки зрения помогают сделать дискуссию эффективнее, поэтому важно, чтобы участие в группе принимали сотрудники с разными взглядами и уровнем знаний. Например, когда я собираю группы для описания процессов, то всегда приглашаю представителей подразделений — «поставщиков» и «потребителей» описываемого бизнес-процесса.

Учитывайте график работы участников рабочей группы

Что делать, если в группу входят участники, которые работают в разные смены? Как правило, их сложно собрать, и постоянно присутствовать может небольшое количество человек. Регулярно наблюдаю, как на совещаниях группы, состоящей из участников с постоянным и сменным графиком, приходят только те, кто работает фиксировано.

В моей практике были ситуации, когда из-за разного графика работы группа собиралась в составе 2-3 человек. Но ставить задачи тем, кто не присутствовал на встрече, не совсем этично. В результате нам просто не хватало ресурса для реализации всех целей группы. Кроме того, мы не могли обсудить проблему с разных сторон: двух-трех человек для этого было недостаточно, не хватало, например, узких специалистов, которые занимались обслуживанием оборудования. 

Решение проблемы простое, но не всегда очевидное: либо подстраиваетесь под сменность коллег, и тогда встречи имеют плавающий график; либо создаете отдельные группы для разных графиков. Мы, например, пересмотрели состав группы таким образом, чтобы все участники были с одинаковым графиком и из одной смены. Такое решение помогло повысить посещаемость и эффективность работы.

Мотивируйте команду участвовать в рабочих группах

Зачастую в компаниях не видят ценности в создании рабочих групп. Давайте на примерах разберем, какую пользу они могут принести организации. 

На предприятии необходимо было оптимизировать один из процессов. Для решения этой задачи создали рабочую группу. В нее вошли рабочие, выполняющие операции в рассматриваемом процессе. На группах сотрудники под руководством lean-менеджера анализировали трудности, с которыми регулярно сталкивались в работе. Никто не знает процесс лучше, чем тот, кто непосредственно выполняет рассматриваемые операции. В результате рабочая группа представила ряд идей, которые и легли в основу рационализаторских предложений. Реализация части из них принесла организации экономический эффект.

В другом случае группу собрали, чтобы рассмотреть часто повторяющиеся претензии от клиентов. Когда подобная работа выполняется не для галочки, то результаты могут превзойти ожидания. Используя инструменты решения проблем, группа нашла корневые причины ситуации, разработала корректирующие и предупреждающие действия и внедрила их. Больше претензий от клиентов не поступало. 

Если вы сомневаетесь в эффективности организации рабочих групп, то попробуйте изучить опыт компаний, которые успешно применяют этот инструмент. Как правило, после того, как сотрудники ощутят эффект от своего участия в рабочей группе и увидят, что их работа стала проще и результативнее, они охотнее включаются в организацию подобных встреч.

Используйте техники управления групповой динамикой 

Существуют различные техники, которые позволят грамотно выстраивать работу группы. Например, когда у вас нет четкого сценария обсуждения, вам могут подойти техники фасилитации.

Фасилитация помогает

— узнать мнение всех участников, в том числе тех, кто обычно стесняется им делиться;

— урегулировать спорные моменты из-за разности во взглядах;

— эффективно вырабатывать разнообразные решения;

— договариваться и принимать решения, которые всех устраивают. 

К чему приводит отсутствие техник управления групповой динамикой

— задачи, которые ставит руководитель команде, не соотносятся с целью совещания;

— сотрудники периодически сами пытаются вспомнить, что еще должны обсудить (не всегда удачно);

— обсуждения рабочих вопросов не подкреплены договоренностями, сроками выполнения и назначением ответственных за их реализацию;

— участники рабочей группы спорят и конфликтуют, если их мнения расходятся,

— совещания затягиваются.

Еще один лайфхак: проговорить в начале встречи цель, а в финале — подвести итоги. Это простое действие формирует ощущение завершенности и удовлетворенности от проделанной работы у коллег, что тоже немаловажно.

Подводя итог, хотела бы напомнить, что Lean — это не только про инструменты и повышение производительности с их помощью. Lean — это еще и про философию непрерывных улучшений.

В рабочих группах сотрудники обсуждают актуальные проблемы, подходы к их решению и все больше вовлекаются в процесс внедрения бережливого производства, видят на практике реальные результаты реализации своих идей.

Рабочие группы позволяют смягчить директивный формат оптимизации процессов в компании, помогают вовлечь сотрудников в культуру постоянных улучшений и сделать ее частью обычной рабочей жизни.