Стандартизируй это: как превратить скучный документ в эффективный инструмент?

Эксперт по бережливому производству КГ «Управленческая практика» Екатерина Королькова

Все мы так или иначе сталкиваемся в работе со стандартами, инструкциями, памятками и другими «скучными» документами, эффективность которых не всегда понятна сотрудникам. В бережливом производстве есть отдельный инструмент, который называется «стандартизация». Зачастую он ассоциируется с теми самыми «скучными», обычными регламентирующими документами. Но такой стандарт несколько отличается от привычного нам. Предлагаю разобраться, чем может быть вам полезен этот простой, но эффективный инструмент бережливого производства., 

— Чтобы не запутаться в терминах, предлагаю взять за основу понятия «стандартизации» систему разработки и поддержания в актуальном состоянии стандартов. «Стандарт» в терминах бережливого производства — это визуальный документ, который позволяет сотрудникам максимально быстро и легко усвоить информацию. Его нельзя сравнивать с обычными, привычными нам документами, состоящими из множества страниц текста мелким шрифтом. Визуальный стандарт в бережливом производстве оснащен изображениями, фотографиями и схемами. Именно они помогают легче и быстрее усваивать информацию, а сама же информация представлена емко и, что называется, «по делу».

Для чего нужен стандарт в бережливом производстве? Во-первых, он упрощает обучение новых сотрудников. Вспомните, вот вы устраиваетесь на новую работу и вам дают на ознакомление множество инструкций, — все ли вы их читаете? А если честно? Думаю, вы бы ознакомились с необходимой документацией с бОльшим удовольствием, если это были бы документы с четкой краткой информацией и детальными изображениями.

Во-вторых, создавая подобные стандарты, вы минимизируете количество вариаций в выполнении определенной операции. Например, один сотрудник выполняет какую-то операцию за 20 минут, а другой за 50, при этом речь идет об идентичных объемах работы. Чаще всего такую разницу в результате спишут на неопытность второго оператора. Но, допустим, стаж работы у них одинаковый (такое тоже возможно). Что тогда? 

В таких ситуациях как раз и не хватает стандарта по выполнению операции. Возможно, специалисты из нашего примера в свое время обучались у разных наставников: один узнал о каких-то секретах по выполнению операции, а другой —нет. Или один смог самостоятельно выявить определенные закономерности, которые помогают выполнять работу быстрее. Вы можете объединить сотрудников, работающих над одной операцией, в рабочую группу и предложить разработать стандарт. Если вы донесете до группы необходимость его создания, то скорее всего сотрудники в процессе обмена опытом выявят лучшие способы выполнения работы и закрепят их в разработанном стандарте.

Третья цель уже была озвучена, но косвенно, поэтому давайте остановимся на ней еще раз. Создавая стандарт, вы устраняете потери. Речь идет о тех самых всем известных восьми видах потерь в бережливом производстве. Когда вы с группой проходите каждый шаг выполнения работы, все лишнее — движения, транспортировка, запасы и прочие потери — становятся очевидными. Поэтому вы можете сразу создавать стандарт улучшенного вами процесса, внедрив который сотрудники уже будут выполнять операцию эффективнее.

Вот мы плавно и подошли к самому процессу разработки стандартной операционной процедуры. Первый шаг в разработке стандарта — создание рабочей группы с выделением четких ролей. 

Обязательно определите:

• кто будет делать крупные и детальные пошаговые фотографии процесса, 
• кто будет записывать шаги, 
• кто будет руководить всем процессом и курировать ваш выход на участок,
• кто потом перенесет стандарт в электронный вид. 

Рекомендую формировать рабочую группу таким образом, чтобы в ней присутствовали специалисты с разным опытом работы. Когда организованная вами группа выйдет на производственный участок, она обязательно должна пройти каждый шаг выполнения операции, детально зафиксировав его на бумаге и сделав фотографии. Необходимо указать меры соблюдения безопасности на тех шагах, где они необходимы.  Безопасность — неотъемлемая часть создания операционной процедуры. Следовательно, важно указать все СИЗ, которые необходимы на каждом этапе.

На практике я сталкивалась с ситуациями, когда стандарт был разработан, но не работал. Никто им не пользовался, несмотря на грамотную визуализацию и практичность. Почему так может произойти и что делать — давайте разбираться.

Распространенное заблуждение в области стандартизации заключается в том, что стоит только разработать документ — он сразу же заработает. Не заработает. 

Важно, чтобы полученный стандарт не просто был согласован, утвержден и висел рядом с рабочим местом, — о нем должны узнать. Необходимо донести информацию до всех сотрудников, работающих на этом рабочем месте, что теперь вы работаете по новым правилам. Не забудьте предварительно провести обучение по этому стандарту. Расскажите о всех изменениях в процессе, фокусируясь на улучшениях, которые упрощают работу сотрудников. Проведите обязательную аттестацию, чтобы проверить уровень владения стандартом. 

Выдохнуть можно будет только тогда, когда работа всех сотрудников в соответствии с новым стандартом будет очевидна. И именно тогда она станет эффективной. Удачи!