Что пугает руководителей в автоматизации рекрутмента: пять мифов о CRM

Нынешний постпандемийный год  сделал работу по подбору персонала более стрессовой, заставил мобилизоваться и резко перестроить тактику найма. Добавьте к этому изменения в законодательстве: теперь по-новому приходится работать с личной информацией кандидатов и получать согласие на обработку персональных данных. Как за всем успеть, если рекрутеры тонут в рутине и ведут работу в бесчисленных «эксельках» и по электронной почте? Получается, что работы много, а результатов мало, в сравнении с тем, что было раньше. 

Всё больше российских компаний хотя бы частично, но уже автоматизировали процесс подбора персонала. И, как отмечают эксперты, в ближайшие годы рекрутинговые процессы перейдут в CRM-системы. Главное преимущество внедрения программ управления кандидатами — сокращение расходов на наём и экономия времени рекрутеров. Подсчеты экспертов hh.ru, крупнейшей российской онлайн-платформы по поиску работы и сотрудников, показывают: снижение временных затрат на одного рекрутера при внедрении CRM-систем составит в среднем 61 день, или более 156 тысяч часов в год.

Тогда почему остаются компании, где процесс подбора персонала проходит вне специальной информационной системы, в табличках, файлах, где заявки на подбор новых сотрудников и информация по кандидатам отправляются по почте? Эксперт на рынке HR-автоматизации, директор по развитию облачной CRM для рекрутмента Talantix Марина Хадина разбирает мифы, которые мешают специалистам по подбору перейти на новые технологии и работать быстрее.

Миф 1: CRM-системы для рекрутмента дорогостоящие

Реальность: Этот миф сложился потому, что изначально в России для автоматизации процессов подбора персонала была единственная система, которую, к слову, использовали не только для HR, но и для автоматизации всех бизнес-процессов в компании. Эта масштабная система была действительно дорогостоящей, а рекрутинг в ней был лишь малой частью. Отсюда и родился страх перед CRM-системами — «дорого и долго». Но с тех пор многое изменилось, появились новые легкие облачные решения, доступные по цене не только крупным компаниям, но и малому бизнесу. Для примера: доступ к CRM-системе в среднем по рынку стоит около 1,5–2 тыс. рублей в месяц на одного рекрутера, при том что программа экономит до 30% его рабочего времени.

Миф 2: Специальные программы для подбора персонала сложны для установки и использования, выглядят как сервисы для документооборота, тяжелые, громоздкие, со множеством вкладок. Требуется много времени для настройки CRM-системы и для обучения сотрудников, а рекрутер и так загружен работой.

Реальность: Современное ПО для рекрутмента усовершенствовано и упрощено, программы разработаны так, чтобы было просто разобраться и удобно пользоваться. Работать в системе просто и интуитивно понятно, предусмотрен дружественный и понятный интерфейс, при создании систем учтены ежедневные действия HR-менеджера. Кроме того, современные онлайн-сервисы для рекрутмента и созданы таким образом, чтобы как можно скорее начать работать. Новые облачные системы реально протестировать и настроить за 15 минут, в помощь не только менеджер провайдера, но и внутренние подсказки программы, а также обучающие вебинары. Есть бесплатный пробный период, за который можно протестировать систему и принять решение, подходит ли она вам, упрощает ли она вам работу, — у разных программ от 2 дней до недели. Например, у облачной системы для рекрутмента Talantix от hh.ru самый большой пробный период — 7дней.

Миф 3: Существующие процессы отлажены, а автоматизация принесет хаос

Реальность: Некоторые рекрутеры привыкли работать по классической схеме — сохраняя файлы на компьютере, получая заявки от линейных руководителей и отправляя информацию о соискателях по электронной почте. Рекрутер постоянно в напряжении — нельзя ничего забыть! Автоматизация позволяет взглянуть на процессы подбора персонала по-новому и оптимизировать их, освободить рекрутера от рутинных операций, увеличить скорость найма, сделать процесс подбора персонала прозрачным, а закрытие вакансий — более оперативным. Например, облачная система для подбора персонала Talantix позволяет автоматизировать самые высокочастотные действия рекрутеров — занесение кандидатов в систему с job-сайтов и из соцсетей, переписку с соискателями на разных этапах отбора (приглашение на собеседование, отправку оффера или отказа), отправку и получение тестового задания. Автоматические фильтры отбора кандидатов, готовые отчеты, единое пространство для всех участников подбора — все это и многое другое входит в функционал программы.

Миф 4: CRM-системы нужны только большим компаниям

Реальность: Специальное ПО для рекрутмента — эффективный инструмент не только для больших компаний, но и для малого бизнеса, когда в организации один HR-специалист (на чьих плечах лежат все задачи по управлению персоналом, а не только поиск кандидатов и закрытие вакансий). И вот почему. Освободившись от рутины, эйчар может заняться стратегическими задачами компании по качественному подбору персонала, сфокусироваться на развитии корпоративных ценностей, сократить текучесть кадров в организации, развивать HR-бренд бизнеса. О том, сколько будет стоить доступ к системе, мы говорили в мифе 1 — эти небольшие вложения для бизнеса окупятся буквально в первые недели использования программы для подбора персонала.

Миф 5: Нет идеальной программы для рекрутеров, функционал таких систем ограничен

Реальность: Цифровизация не стоит на месте, системы автоматизации постоянно развиваются в зависимости от требований бизнеса. За последние годы расширились возможности job-сайтов, совершенствуется специальное ПО, позволяющее ускорить наем сотрудников, автоматизировать многие рутинные операции рекрутмента.

Как руководителю принять решение 

Как руководителю понять, что автоматизация — это именно тот шаг, который необходим бизнесу? Простой совет — заняться калькуляцией времени и переложить его на деньги. Язык цифр с подсчетом выгод и убытков — это то, что действительно работает. Дайте здание своим рекрутерам сделать календарь и в течение недели фиксировать рутинные задачи — сколько времени идет на пересылку писем, на забивание данных в Excel и разбор резюме. Дальше нужно перевести время в деньги через почасовую ставку - такой отчет, скорее всего, вызовет готовность пробовать автоматизировать рекрутмент в компании.