Кадровый вопрос: что важно учитывать предпринимателям при запуске бизнеса

Исполнительный директор ООО «Скай Лайн Консалтинг» Елизавета Заболотная

Открывая ООО или ИП, начинающий предприниматель обязательно изучает налоговое законодательство, самостоятельно или с помощью профильного специалиста организует ведение бухгалтерского учета. Но кадровый учет — тема по-прежнему не раскрытая, даже опытные руководители не всегда знают, какую документацию, кто и каким образом должен вести, принимая на работу сотрудников. Зачастую директор ООО без сотрудников не считает, что обязанность ведения и сдачи кадровой документации уже возникла, а ведь он и есть первый сотрудник.

Согласно законодательству РФ, любая организация, ИП или ООО, обязана вести кадровый учет, если в штате имеется хотя бы один наемный работник. Основы кадрового учета закреплены в Трудовом Кодексе РФ. Деятельность предприятий в части организации кадрового учета контролируется Федеральной Инспекцией Труда и Федеральной Налоговой Инспекцией.

Перечень документов, которые обязан иметь работодатель на своих сотрудников, весьма обширен. Сюда можно отнести трудовой договор, трудовые книжки, приказы об увольнении, приказы о переводе на другие должности и иное. Кроме того, должны иметься и документы, освещающие принципы организации трудовой деятельности: должностные инструкции, штатное расписание, графики отпусков, табель учета рабочего времени, правила внутреннего распорядка, положения об охране труда.

Штрафы за прием работника без оформления трудовых отношений:

— Денежный штраф (от 1 до 300 000 руб. в зависимости от нарушения);

— Блокировка деятельности ИП (до девяноста дней);

— Заведение уголовного дела;

— Лишение прав на занятие коммерческой деятельностью (срок определяется индивидуально).

В зависимости от численности работников организации ответственность работодателя и должностных лиц меняется. Рассмотрим, какие дополнительные обязанности появляются у работодателя, в кадровом учете, по охране труда и в целом в организации при увеличении штата.  

Организация (ИП и ООО) с численностью от 1 до 50 работников

Кадровый учет

Кадровый учет ведется в полном объеме, сдается ежемесячная кадровая отчетность.

Есть послабление для микропредприятий — они могут отказаться от утверждения локальных — нормативных актов (гл. 48.1 Трудового кодекса, ФЗ № 348 от 06.07.2016), а использовать типовую форму трудового договора, но на практике это неудобно, так как многие моменты форма не отражает.

Есть несколько критериев, определяющих микропредприятие:

— среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год -не более 15 человек;

— максимальный доход от предпринимательской деятельности — 120 млн руб. (предельное значение установлено Постановлением Правительства РФ от 04.04.2016 № 265);

— суммарная доля участия в уставном капитале РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов — 25 %;

— суммарная доля участия в уставном капитале иностранных юридических и (или) юридических лиц, не являющихся субъектами МСП — 49 %.

При такой штатной численности требуется 0,25 штатных единиц одного специалиста кадровой службы.

Кроме того, если в организации отсутствует должность кадрового работника, то вся ответственность за ведение кадрового учета возлагается непосредственно на руководителя организации. Свою ответственность за ведение кадрового учета руководитель организации может передать на аутсорсинг по договору.

Охрана труда

Если численность работников менее 50 человек, то работодателю можно:

— возложить обязанности по охране труда на себя;

— принять решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда с учетом специфики своей производственной деятельности.

Уголок по охране труда должен быть во всех организациях, он создается в целях обеспечения требований охраны труда, распространения правовых знаний, проведения профилактической работы по предупреждению производственного травматизма и профессиональных заболеваний.

Общее положение

1. Каждый работодатель, кроме ИП, должен вести воинский учет сотрудников.

2. Согласно действующему законодательству ИП и ООО обязаны ежемесячно информировать службу занятости о наличии у него вакантных мест. Об отсутствии вакантных рабочих мест в службу занятости сообщать не нужно.

Новый п. 3.2 ст. 25 Закона № 1032-1, устанавливает требования к размещению информации о вакансиях для следующих категорий работодателей:

— ИП и организаций, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 25 человек;

— вновь созданных организаций (в т. ч. в результате реорганизации), если среднесписочная численность их работников превышает 25 человек;

— органов государственной и региональной власти РФ;

— органов местного самоуправления;

— государственных и муниципальных учреждений, ГУПов и МУПов;

— организаций, в уставном капитале которых есть доля участия РФ, субъекта РФ или муниципалитета.

Указанные работодатели обязаны размещать на портале «Работа в России» информацию:

— о потребностях в работниках и об условиях их привлечения;

— о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей,

— о наличии специальных рабочих мест, оборудованных (оснащенных) для работы инвалидов.

Работодатели обязаны соблюдать квоты (минимальное количество рабочих мест) для инвалидов. Размер квоты определяет каждый регион самостоятельно в диапазоне от 2 до 4% численности штата компании. Квота для инвалидов определяется в зависимости от количества сотрудников в компании:

— штат более 100 человек — квота 2‒4% от численности работников (точный процент устанавливает каждый регион в отдельном документе).

— от 35 до 100 человек — квота не более 3%.

— менее 35 человек — квот нет.

Не позднее чем через месяц со дня регистрации в налоговых органах компания, которая подпадает под требования о квотах, должна сообщить о наличии рабочих мест для инвалидов — встать на учет в центре квотирования при службе занятости. В дальнейшем эти данные придется предоставлять каждый отчетный период.

Организация (ИП и ООО) с численностью от 51 до 100 работников

Кадровый учет

Кадровый учет ведения полном объеме, сдается ежемесячная кадровая отчетность.

Требуется 0,75 штатных единиц одного специалиста кадровой службы.

Охрана труда

Если численность работников предприятия превышает 50 человек (ст. 217 ТК РФ), создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда. 

Общее положения

Для описания бизнес-процессов, коммуникации между отделами, создаются внутренние регламенты, положения, правила.

Организация (ИП и ООО) с численностью от 101 до 200 работников

Кадровый учет

Кадровый учет ведения полном объеме, сдается ежемесячная кадровая отчетность.

Табель учета рабочего времени ведутся руководителями подразделений.

Требуется 1 штатная единица специалиста кадровой службы.

Охрана труда

Создается кабинет по охране труда, его необходимо организовывать всем работодателям, у которых численность работников составляет 100 и более человек. Также создавать кабинет нужно, если специфика деятельности организации предполагает большой объем работы, касающейся безопасности труда сотрудников.

Работодатель, численность работников которого превышает 100 человек, безвозмездно предоставляет в пользование выборным органам первичных профсоюзных организаций как минимум одно оборудованное.

Организация (ИП и ООО) с численностью от 201 и выше работников

Кадровый учет

Кадровый учет ведется в полном объеме, сдается ежемесячная кадровая отчетность.

Табель учета рабочего времени ведется отдельным сотрудником подразделения.

Требуется 1 штатная единица специалиста кадровой службы на 200-250 работников, в зависимости от специфики деятельности организации.

Охрана труда

Создается комитет (комиссия) по охране труда по инициативе работодателя и (или) инициативе работников либо их представительного органа. Создание комитета (комиссии) по охране труда не является обязательным мероприятием.