Что проверить в договоре до его подписания. Советы юриста

Ведущий юрист «Форсайт Капитал» Евгения Николаева

— Генеральный директор в компании подписывает множество документов, полагая, что его сотрудники все проверили, прежде чем дать документы на подпись. Но не всегда менеджер говорит боссу о тех рисках, которые есть в контракте. Причины разные: например, сам не понимает, какие проблемы могут возникнуть, а иногда уж очень сильно хочется получить бонусы за контракт, в итоге подводит компанию и лично руководителя. Конечно, каждый договор имеет свои особенности, связанные с предметом сделки (аренда, поставка, услуги), но можно выделить общие моменты, которые относятся ко всем договорам, заключаемым компанией. Что необходимо проверить в договоре до его подписания?

1. Бизнес-история контрагента

Рекомендуем проверять бизнес-историю вашего контрагента на основании Положения о проверке контрагентов, которое регламентирует порядок проверки потенциальных контрагентов в организациях с целью исключения взаимоотношений с неблагонадежными контрагентами, минимизации рисков и потерь экономического характера. Это необходимо делать и для обоснования организацией проявления должной осмотрительности в целях избежания разногласий с налоговыми органами.

Что делаем:

- готовим Положение, где определяем перечень информации о контрагенте, которая будет запрашиваться и анализироваться;

- проверяем контрагента самостоятельно, используя электронные ресурсы согласно данному перечню;

- запрашиваем документы у контрагента напрямую.

2. Крупная сделка

Проверить, нужно ли согласие общего собрания Общества на заключение (одобрение совершения) крупной сделки и/или сделки, в совершении которой имеется заинтересованность. То есть подписи генерального директора на контракте не всегда достаточно для сделки.

Что делаем:

- смотрим устав контрагента;

- запрашиваем у контрагента напрямую Протокол об одобрении и проверяем его.

3. Третейская оговорка. Это очень плохо

Если в договоре предусмотрено, что в случае спора дело будет рассматриваться в третейском суде, и контрагент на этом настаивает — сделайте паузу и оцените риски. Выясните, почему и зачем эта оговорка в контракте, что связывает вашего контрагента с этим третейским судом и проч. Решение третейского суда не обжалуется и вступает в силу немедленно. Эту информацию необходимо знать всем сотрудникам, кто ведет переговоры и принимает решение о заключении контрактов.

Что делаем. Если в этом контракте вы заинтересованы, и на предложенные вами условия (исключить «третейскую оговорку») контрагент не согласен, обязательно нужно совершить следующие действия, которые дадут вам шанс оспорить третейскую оговорку как «кабальное условие»:

- до подписания договора: направить официальные (т.е. на бланке, почтой России) «возражение/письмо» против третейской оговорки в договоре (если это не помешает участию в тендере/закупках и т.д.);   

- после подписания договора: направить официальные (т.е. на бланке, почтой России) «возражение/письмо» против третейской оговорки в договоре, приложив протокол разногласий, дополнительное соглашение об этом;

- в процессе исполнения договора: направить официальные (т.е. на бланке, почтой России) «возражение/письмо» против третейской оговорки в договоре, предложив внести изменения в договор и приложив дополнительное соглашение об этом.   

4. Ответственность. Штрафы

До подписания контракта надо считать деньги и считать надо все: прибыль, расходы, штрафы, убытки и пр.

Что делаем:

- оцениваем риски фактического взыскания штрафов, неустоек, предусмотренных договором;

- запрашиваем расчеты «экономики контракта» у своих коллег до подписания договора.

5. Конфиденциальная информация и персональные данные

Проверить, как договор защищает информацию компании и ваши данные. К конфиденциальной информации относятся любые сведения, доступ к которым ограничен законодательством: персональные данные, информация, составляющая профессиональную (адвокатскую, банковскую, аудиторскую и пр.), коммерческую тайну, служебную тайну и государственную тайну. В некоторых случаях для придания информации статуса конфиденциальной нужно совершить определенные действия.

Что делаем: рекомендуем дополнительно в договоре включать обязательства о неразглашении конфиденциальной информации, в том числе предусмотреть обязанность соблюдать конфиденциальность в отношении всех контрагентов, партнеров и проч. (индивидуально надо поработать и описать конкретно, какую информацию считать конфиденциальной).

6. Коммерческая тайна

Режим коммерческой тайны нужен, чтобы защитить информацию, имеющую коммерческую ценность. Если контракт предусматривает вашу обязанность ввести в организации режим коммерческой тайны и предусматривает штраф за нарушение этого условия, сделайте паузу и оцените риск: чтобы режим коммерческой тайны был введен, недостаточно разработать Положение и уведомить работников (хотя это сделать нужно, и это дисциплинирует работников), важно именно внедрить это в организации.

Что делаем: вводим режим коммерческой тайны, он считается установленным после того, как вы примете указанные в законе меры (ч. 2 ст. 10 Закона о коммерческой тайне).

В частности, необходимо:

1) Определить перечень информации, которая составляет коммерческую тайну. Обратите внимание: закон говорит именно об информации, а не о конкретных документах. Их перечень рекомендуем определить отдельно, указав, какая именно информация и в каких конкретно документах может содержаться;

2) Установить порядок обращения с этой информацией и контролировать его соблюдение. Это удобно сделать, разработав инструкцию по работе с коммерческой тайной;

3) Вести учет лиц, получивших доступ к коммерческой тайне. Список лиц лучше составить по должностям, а не по конкретным лицам — так проще предоставлять доступ к коммерческой тайне. Лицо, которому предоставлен доступ, должно взять на себя письменное обязательство по сохранению информации, относящейся к коммерческой тайне. Иначе есть риск, что в случае ее разглашения лицо заявит, что не знало о статусе документа, и вы не сможете доказать обратное;

4) Урегулировать отношения по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками и контрагентами. Самый простой способ — включать соответствующие положения в трудовые договоры и договоры с контрагентами;

5) Нанести гриф «Коммерческая тайна» на материальные носители, которые содержат информацию, или включить его в реквизиты документов.

Если вы не примете какую-либо из указанных в законе мер, режим коммерческой тайны введен не будет.

Вместо вывода:

Рекомендуем утвердить Положение о порядке введения договорной работы, в котором установить, что генеральному директору до подписания контакта предоставляется Справка по итогам работы с договором, в которой коротко, но четко обозначены следующие характеристики сделки:

- кто и что делает по договору

- цена и экономика

- сроки

- что будет, если нарушить условие А, В, С

- справка по контрагенту

- проблемные зоны

- плюсы контракта

- рекомендации юриста/экономиста/менеджера/финансиста

- особое мнение (при наличии).