Дистанционное заседание и электронное голосование в ООО. Законодательные новеллы

Ведущий юрист ООО «СИБИРСКАЯ ЮРИДИЧЕСКАЯ КОМПАНИЯ» Елена Столярова

— Информационные технологии все больше проникают во все сферы общественных отношений, и корпоративные отношения не исключение. В связи с недавним принятием Федерального закона от 08.08.2024 № 287-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» тема организации дистанционных заседаний и электронного голосования получила новый виток развития.

Здесь надо отметить, что на законодательном уровне принципиальная возможность дистанционного участия в собраниях и электронного голосования была предусмотрена в первую очередь для акционеров еще с 1 июля 2016 г. Это и логично, в силу традиционно бо́льшего количества участников в акционерном обществе (АО), по сравнению с количеством участников общества с ограниченной ответственностью (ООО), потребность в удаленном участии в собрании акционеров несоизмеримо выше, чем в собрании участников ООО. Тем не менее, и для ООО такие способы принятия решений могут быть актуальными.

Несколько позже, с 1 октября 2019 г. в статью 181.2 ГК РФ «Принятие решения собрания» введена общая норма о заочном голосовании с помощью электронных или иных технических средств, а с 1 июля 2021 г. членам любого гражданско-правового сообщества (к которому в том числе относятся и участники ООО) новой редакцией данной статьи ГК РФ предоставлена возможность участвовать в заседаниях дистанционно.

Единственное требование, которое тогда выдвигалось законом — при дистанционном участии могут использоваться любые способы, позволяющие достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании, участвовать ему в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать. Такие возможность и способы могут быть установлены законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица.

Поскольку никаким иным законом такие способы для ООО не определялись, заинтересованные в данных инструментах участники ООО получили уникальную возможность: руководствуясь уже наработанными АО технологиями, утвердить свой собственный порядок дистанционного проведения собраний и голосования.

С подписанием упомянутого выше Федерального закона от 08.08.2024 г. № 287-ФЗ правовое регулирование порядка проведения дистанционных заседаний и электронного голосования предусмотрено теперь и профильным Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (Закон об ООО).

Нововведения будут внедряться поэтапно:

I этап — вступают в силу общие правила принятия решений органами ООО (в целом, это приведение профильного закона в соответствие давно действующим нормам ГК РФ) — с 1 марта 2025 г.

II этап — вступают в силу законодательные требования к инструментам идентификации лиц, принимающих участие в дистанционных заседаниях, а также лиц, голосующих с помощью электронных или иных технических средств — с 1 сентября 2027 г.

Очевидно, что поэтапное внедрение новелл требуется для того, чтобы компании успели определиться с приемлемыми для них вариантами работы органов, подготовить соответствующие изменения в устав и внутренние документы, а также обеспечить необходимое техническое сопровождение данных процедур.

Рассмотрим кратко ключевые корректировки закона об ООО, вступающие в силу с 1 марта 2025 г.:

Изменение терминологии

Сразу хочется отметить, что суть явлений не изменилась, но устав и внутренние документы ООО рекомендуется все же обновить во избежание путаницы и разночтений.

Итак, общее собрание участников ООО — это теперь (1) не орган управления, а просто орган ООО, (2) не форма принятия решений, а просто наименование органа ООО.

Способы принятия решений органами ООО (ОСУ и СД)

Органы ООО могут принимать решения следующими способами:

— путем проведения заседания (ранее — собрание), в том числе с использованием дистанционного формата участия;

— путем заочного голосования (без проведения заседания).

Способы принятия решений допускается комбинировать: в частности, голосование на заседании органа ООО можно совмещать с заочным голосованием (совмещенный способ принятия решений).

Следует отметить, что в Законе об ООО впервые появилась регламентация порядка работы совета директоров, ранее эти вопросы целиком и полностью отдавались на усмотрение общего собрания участников.

Процедура проведения заседания с дистанционным участием

В законе прямо предусмотрена возможность проведения очных заседаний органов с дистанционным участием при обязательном условии, что должны использоваться способы, позволяющие достоверно установить лицо, принимающее дистанционное участие в заседании, и предоставляющие такому лицу возможность участвовать в обсуждении повестки дня и голосовать по вопросам повестки дня.

Конкретные способы уже обозначены, но еще не имеют обязательной юридической силы до 1 сентября 2027 г. Поэтому до их вступления в силу все прочие инструменты идентификации дистанционного участника являются действительными.

Из прочих нововведений в части организации дистанционного участия в заседании:

— по общему правилу, заседание с дистанционным участием должно проводиться с возможностью присутствия в месте его проведения, но уставом можно предусмотреть и возможность проведения такого заседания без определения места его проведения, т.е. заседание может быть проведено полностью дистанционно;

— в уведомлении о проведении дистанционного заседания должны быть указаны сведения о порядке доступа к дистанционному участию, в том числе способы достоверного установления лиц, принимающих дистанционное участие;

— на организаторов заседания возлагается обязанность обеспечить трансляцию изображения и звука заседания в режиме реального времени, а сама компания обязана хранить и предоставлять по запросу участника запись трансляции заседания вместе с его протоколом;

— ознакомление участников дистанционного заседания с материалами к заседанию должно обеспечиваться на сайте, адрес которого указывается в уведомлении о проведении такого заседания;

— при проведении дистанционного заседания должна предоставляться возможность заполнения и направления бюллетеней для голосования в электронной форме;

— при наличии существенных технических неполадок, возникших при использовании электронных либо иных технических средств, дистанционное заседание признается несостоявшимся (т.е. наряду с юридическими основаниями внедряется и чисто техническая причина невозможности принятия решения).

Часть из описанных положений на самом деле уже действует согласно общим нормам ГК РФ, но последние три нормы из приведенного перечня являются действительно новеллами, которые, по сути, провозглашают невозможность проведения заседания с дистанционным участием, если  компания не обеспечит размещение материалов к заседанию на сайте в интернете и/или не обеспечит техническую возможность его проведения и электронного голосования при его проведении.

Процедура проведения заочного голосования

Ранее заочное голосование Законом об ООО практически не регламентировалось, все регулирование данной процедуры возлагалось на участников ООО, которые должны были утвердить соответствующий внутренний документ. А поскольку мало кто это делал, заочное голосование было не очень распространенной процедурой.

Обновленный Закон об ООО будет более подробно описывать заочное голосование: нормы о правилах подготовки и проведения заседания распространены в применимой части и на заочное голосование, установлены правила, присущие только заочному голосованию. В том, что не предусмотрено законом, участники по-прежнему вправе определить порядок проведения заочного голосования внутренним документом.

Из наиболее важных новелл заочного голосования можно назвать следующие:

— уставом можно предусмотреть заочное голосование в электронной форме с использованием электронных либо иных технических средств, включая направление по адресу электронной почты заполненных бюллетеней в виде электронных документов или их электронных образов;

— при совмещенном способе принятия решений участники вправе выбрать предпочтительный для них вариант голосования: либо принять очное участие в заседании, либо заочно проголосовать заранее (не позднее чем за два дня до даты проведения заседания);

— если участник проголосовал заочно, он вправе принять участие в очном заседании, но без права голоса, которое он уже фактически реализовал;

— при совмещенном голосовании допускается даже принимать решение об утверждении годовых результатов деятельности компании, которое ранее могло быть принято лишь при очном рассмотрении.

Порядок голосования в электронном формате

Голосование бюллетенями в электронном формате с использованием электронных либо иных технических средств, включая направление электронных документов или электронных образов документов по электронной почте, возможно в том случае, если такой способ предусмотрен уставом ООО.

Отметим лишь, что голосование бюллетенями возможно при любом способе принятия решений, в том числе и на заседании. Обязательным такой способ голосования является для заочного голосования (в бумажном или в электронном формате), а также для дистанционного голосования (исключительно в электронном формате).

Протокол органа ООО

Принятие решений органами ООО подтверждается протоколом, который теперь, в зависимости от способа принятия решения, называется следующим образом:

— протокол об итогах проведения заседания для принятия решений ОСУ/СД (в том числе в случаях совмещения с заочным голосованием/дистанционного участия);

— протокол об итогах заочного голосования для принятия решений ОСУ/СД.

Если ранее Закон об ООО ограничивался лишь указанием на то, что подготовку протокола общего собрания участников и предоставление выписок из некой «книги протоколов» обеспечивает исполнительный орган, то теперь обновленный закон предусматривает подробные требования к форме и содержанию протоколов не только общего собрания участников, но и совета директоров.

Из наиболее важных, на наш взгляд, новелл в части оформления протокола следует отметить возможность его изготовления в электронном формате. В этом случае протокол должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью председательствующего на заседании либо лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа (при заочном голосовании). Естественно, уставом ООО можно предусмотреть и иной порядок подписания протокола.

Переходим к новеллам, вступающим в силу с 1 сентября 2027 г. (требования к инструментам идентификации):

Итак, для проведения заседаний в дистанционном формате и электронного голосования обновленным законом устанавливаются следующие инструменты идентификации лица, принимающего участие в таком заседании и (или) голосовании:

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
3. Простая электронная подпись (ПЭП)

Первый способ (УКЭП) используется, по общему правилу, в силу указания закона. Второй и третий способы (УНЭП и ПЭП) могут быть использованы, только если они предусмотрены уставом или внутренним документом, утвержденным общим собранием участников ООО.

Если кратко, основные различия данных видов ЭП состоят в следующем:

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП — самый защищенный вид электронной подписи, она позволяет определить, кто подписал документ и вносились ли в него изменения, ее подлинность подтверждает квалифицированный сертификат. Выдается УКЭП только аккредитованными удостоверяющими центрами. При генерации УКЭП используются шифровальные (криптографические) средства, которые должны соответствовать специальным техническим требованиям, утвержденным ФСБ России.

УКЭП универсальна и является цифровым аналогом личной подписи лица, может быть использована для подписания любых документов, за исключением тех, для которых законом предусмотрена только бумажная форма.

Поскольку возможность использования УКЭП для дистанционного участия в заседании, электронного голосования и подписания протоколов будет прямо предусмотрена законом, то никаких дополнительных действий для ее применения в данных корпоративных отношениях не требуется. Единственное условие — устав компании должен в принципе допускать случаи электронного взаимодействия, когда используется ЭП, и тогда, по общему правилу, будет применяться УКЭП.

Если участник — юрлицо, получить УКЭП можно только в удостоверяющем центре ФНС России, причем бесплатно, потребуется только токен (электронный носитель) для записи сертификата, личное присутствие лица, имеющего право действовать от имени юрлица без доверенности, и его документы (паспорт, СНИЛС, ИНН, полномочия действовать от имени юрлица без доверенности).

Если участник — физлицо, получить УКЭП можно платно в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры. При обращении в удостоверяющий центр физлицу необходимо представить документ, удостоверяющий личность, а также копии документов, содержащих его СНИЛС и ИНН.

Идентификация физлица осуществляется при его личном присутствии в удостоверяющем центре путем предъявления документа, удостоверяющего личность.

Идентификация физлица без его личного присутствия осуществляется следующими способами:

— с использованием УКЭП при наличии действующего квалифицированного сертификата,

— путем предоставления информации, указанной в загранпаспорте нового образца (при помощи телефона или планшета с NFC),

— посредством предоставления подтвержденной биометрии (изображение лица и/или запись голоса) из единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА) и единой биометрической системы (ЕБС).

Таким образом, получение впервые квалифицированного сертификата без личного присутствия физлица возможно только в тех случаях, когда ранее им был получен биометрический загранпаспорт или имеется подтвержденная биометрия. Кстати, сдать биометрию можно в банке или МФЦ.

Получить УКЭП для физлица без личного присутствия можно также бесплатно в приложении «Госключ» при наличии подтвержденной учетной записи на Госуслугах, номера телефона, привязанного к учетной записи, и подтвержденной биометрии. Однако, такая УКЭП используется только в самом приложении и для ее применения в корпоративных отношениях скорее всего потребуется соответствующая доработка приложения.

1. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

УНЭП также создается с применением спецсредств и позволяет отследить изменения в подписанном документе, но ее защита слабее, чем у УКЭП. По общему правилу, программы для создания УНЭП не проверяются ФСБ, а выдавать ее могут удостоверяющие центры без аккредитации Минцифры.

Для использования УНЭП в корпоративных отношениях в уставе ООО нужно будет предусмотреть такую возможность, а обменивающиеся документами стороны (ООО и участники ООО) должны договориться об использовании именно этого вида УНЭП в специальном соглашении об электронном взаимодействии.

Однако, в законодательных описаниях видов УНЭП, которые допускается использовать в корпоративных отношениях с 1 сентября 2027 г., предусмотрены особые требования к ней (привязка к Госуслугам, повышенные требования к средствам ЭП), имеются непоименованные пока отсылки к установленным Правительством РФ процедурам и требованиям, а также к требованиям ФСБ. Есть ощущение, что данные нормативные акты еще не готовы, и поэтапное вступление новшеств в силу предусмотрено в том числе и для подготовки таких процедур и требований.

С учетом изложенного, полагаем, что внедрение в корпоративную практику УНЭП в настоящем моменте неоправданно в силу неполноты текущего правового регулирования.

1. Простая электронная подпись (ПЭП)

Простая электронная подпись это ЭП, которая с помощью кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом. В отличие от усиленной, простая ЭП не гарантирует, что после подписания электронного документа в него не вносились изменения.

Для создания ПЭП не нужно использовать специальные криптографические средства. ПЭП создается при вводе логина и пароля или с использованием кодов подтверждения, отправленных в СМС. Например, к подписанию документа ПЭП может приравниваться даже направление этого документа с определенного адреса электронной почты, если стороны договорились об этом.

Поэтому применительно к корпоративным отношениям в данный момент такая ПЭП может признаваться аналогом собственноручной подписи, если соответствующее соглашение будет заключено между участниками данных корпоративных отношений, а также при условии определения в уставе или ином внутреннем документе компании, утвержденном ОСУ, возможности использования такого способа подписания корпоративных документов.

Однако, для применения ПЭП в корпоративных отношениях с 1 сентября 2027 г. закон предусматривает необходимость идентификации или аутентификации лица с использованием сведений, полученных из ЕСИА и ЕБС (а именно, ФИО, ИНН, СНИЛС, серия и номер документа, удостоверяющего личность), в порядке, установленном Федеральным законом от 29 декабря 2022 г. N 572-ФЗ «Об осуществлении идентификации и (или) аутентификации физических лиц с использованием биометрических персональных данных, о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов РФ».

Таким образом, единственным вариантом применимой в корпоративных отношениях ПЭП является подтвержденная учетная запись Госуслуг. Для идентификации с помощью этой ПЭП информационная система, в которой осуществляется идентификация, должна быть подключена к системам ЕСИА и ЕБС.

Также нововведениями в закон об ООО предусмотрено, что требования к проверке ПЭП при хранении бюллетеня для голосования в электронной форме или электронного образа заполненного бюллетеня для голосования устанавливаются правительством РФ. Таким образом, для применения ПЭП также следует ожидать более детального регулирования на уровне нормативных актов Правительства.

В качестве выводов:

Если компания готова продвинуть свою систему корпоративного управления на новый информационно-технологический уровень, то нет никаких причин откладывать внедрение дистанционных заседаний и электронного голосования в свою корпоративную практику.

Для этого компания может создать как собственную корпоративную информационную систему, так и подключиться к уже существующей внешней информационной системе, заключив договор с ее оператором. Например, некоторые регистраторы, являющиеся профессиональными участниками рынка ценных бумаг, разрабатывают свои информационные системы и предоставляют услуги по организации удаленного участия в заседаниях и электронного голосования с использованием всех видов ЭП (от УКЭП до ПЭП) не только для АО, но и для ООО.

В настоящее время компания может использовать любые средства достоверной идентификации лиц, принимающих участие в заседании и/или голосовании дистанционно с учетом текущего правового регулирования.

Но с вступлением в силу с 1 сентября 2027 г. новых требований к инструментам идентификации в корпоративных отношениях придется приводить уже созданную систему в соответствие с новым регулированием.

Конечно же, по-прежнему будет действовать положение закона о том, что устав ООО может содержать ИНЫЕ положения в части организации работы органов ООО, главное — чтобы такие положения не лишали бы лиц, имеющих право голоса при принятии решений, права участвовать в их принятии и получать информацию о проведении заседания или заочного голосования. Отличные от установленных законом правила работы органов могут быть предусмотрены уставом компании, утвержденным по ЕДИНОГЛАСНОМУ решению всех участников.

Потенциальная проблема с иным регулированием порядка работы органов компании видится в возможности его оспаривания участником (действующим или новым), который может в определенный момент времени посчитать, что такие положения не обеспечивают должным образом его право голоса. Кроме того, в силу относительной новизны положений об инструментах идентификации еще не сформировалась соответствующая правоприменительная практика, в т.ч. судебная, которая бы с однозначностью определила диспозитивность или императивность таких норм.

Поэтому, если компания планирует внедрить в свою корпоративную практику дистанционное участие и электронное голосование, рекомендуется в целях исключения данного риска, по возможности, максимально использовать инструменты, предложенные законом.

Рекомендация обусловлена и тем, что корпоративные документы имеют не только внутреннее значение, они также широко представляются и вовне, например, в целях государственной регистрации, предоставления согласия на совершение сделок и проч. Ряд решений органов компании должен подтверждаться нотариусом (увеличение уставного капитала, избрание единоличного исполнительного органа), следовательно, нотариус в таких случаях будет участником внутрикорпоративных отношений.

Такие третьи лица (регистрирующие органы, нотариусы, банки, иные контрагенты и проч.) в целях максимального исключения фальсификации корпоративных документов будут предъявлять к процедуре их оформления повышенные требования, как минимум соответствующие законодательным требованиям.

На данный момент наиболее понятным и универсальным инструментом идентификации выступает УКЭП. Данный вид подписи применяется без каких-либо соглашений, может напрямую использоваться как в собственной внутренней информационной системе, так и во внешней. И если стоит задача внедрить корпоративный электронный документооборот, следует присмотреться именно к УКЭП. Использование УНЭП или ПЭП до уточнения правового регулирования их применения в корпоративных отношениях, на наш взгляд, не оправданно.