«Избавляйтесь от излишних цифр». Какие данные нужны для принятия решений в разных отраслях

Владелец и руководитель Сибирского офиса «ИНТАЛЕВ», эксперт по системам управления Марина Гусева (Гуляева)

На своих обучающих курсах и открытых семинарах по управлению финансами я часто привожу один пример из категории «анекдот из жизни». Но, как говорится, было бы смешно, когда бы не было так грустно. К нам поступил запрос на автоматизацию бюджетирования и управленческого учета. На стандартный вопрос, почему возникла необходимость в автоматизации, заказчик ответил: «Знаете, у нас закончились столбцы в MS Excel…». Кто-то может подумать, что это байка, но экономист в растущем бизнесе, которому как воздух нужна информация в самых разных разрезах, со вздохом скажет: «Верю».

Представьте, что вы торговая компания, у которой большой ассортимент — допустим, это канцелярские товары. 15 тысяч позиций по группам: письменные принадлежности, бумажная продукция и т. д., которые в свою очередь разбиты на подгруппы: ручки, карандаши, фломастеры... Вы продаете в разные регионы Сибири по разным каналам продаж: b2b, b2c, b2g. Ассортимент обновляется каждый год, появляются новые бренды, новые виды товаров, новые поставщики, новые клиенты. Чтобы гарантировать бизнесу прибыль, всем этим необходимо управлять. А чтобы управлять, нужны цифры — мы не можем управлять тем, что не можем посчитать.

Как правило, в компаниях уже собирают какие-то цифры — отчеты о доходах и расходах (прибыли), о движении денег, об уровне продаж. Часто это укрупненные данные: то есть прибыль в целом по компании мы считаем, а по категориям товаров, сегментам клиентов или регионам продаж — нет. Почему? Одна из самых распространенных причин — отсутствие в компании правильной системы учета. Данные для отчетов берутся из бухгалтерского учета, а в нем просто нет нужных разрезов (они не предусмотрены в РСБУ).

За наличие нужных разрезов данных, аналитик, отвечает управленческий учет. Сегодня поговорим о том, какие аналитики нужны в разных видах деятельности. На что стоит смотреть руководителю, чтобы принимать правильные управленческие решения.

Торговля

Если вы работаете на рынке b2b, вам важно понимать, на чем вы зарабатываете — для этого анализируем продажи и маржинальную прибыль по каждой товарной категории. Посмотрев на эти данные, вы сможете принять решение о корректировке ассортимента или необходимости стимулирования продаж высокомаржинальных позиций. Например, с помощью дополнительной мотивации для менеджеров по продажам.

Смотрим на клиентов — у каких сегментов какие товары востребованы, а какие нет. Решаем, как стимулировать покупателей, какие маркетинговые инструменты задействовать.

Хотите понять, почему прибыль ниже, чем вы рассчитывали? Помните, что она складывается из объема продаж и маржинальной прибыли по каждой товарной категории, каждого менеджера, региона. Раскрутите результат до составляющих, посмотрите на цифры в учете и примите решение о том, что нужно изменить.

Аналитики в учете для торговой компании, опт:

• товарные категории, то есть группы ваших товаров;
• менеджеры продаж (если вы ставите им план по объему продаж и хотите оценивать их эффективность);
• сегменты клиентов;
• территории продаж, это могут быть города или регионы;
• бренды/производители или поставщики.

Если вы занимаетесь розничным бизнесом, продаете через свои торговые точки, вам необходимо управлять ассортиментом. А для этого понимать, какие товары предпочитают ваши потребители и сколько прибыли вы зарабатываете на различных товарных категориях. И все это — в разрезе каждого магазина. Во-первых, чтобы управлять ассортиментом в каждом из них, а во-вторых, чтобы сравнивать магазины по эффективности.

Мерой эффективности работы магазина является его маржинальная прибыль, а точнее рентабельность по марже. Если ваши магазины стандартизированы по формату и ассортименту, имеют единую ценовую политику, то их рентабельность должна быть одинаковой (конечно, прибыль при этом может быть разной). Необходимо отслеживать динамику продаж и маржинальной прибыли как по отношению к предыдущим периодам, так и по отношению к плановым значениям.

Если вы управляете разноформатными магазинами, в ваших отчетах должна быть информация об уровне прибыли, которую вам приносит тот или иной формат, сравнение их эффективности; если работаете на разных территориях — эффективность в привязке к региону.

Аналитики в учете для торговой компании, розница:

• товарные категории, то есть группы ваших товаров;
• торговые точки (магазины);
• форматы магазинов (например, в продуктовом ритейле: магазин у дома, супермаркет, гипермаркет);
• бренды.

Производство

Руководителю производственной компании важно понимать, какими сегментами клиентов востребована ваша продукция, на каких территориях и насколько вам выгодно продавать этим сегментам/территориям с учетом транспортных расходов и трат на продвижение.

Если у вас внедрена система активных продаж, и за менеджерами закреплены клиенты (регионы, виды продукции), необходимо анализировать эффективность их работы — сравнивать по объему продаж, маржинальной прибыли, которую они приносят.

Аналитики в учете для производственной компании:

• виды продукции, то есть группы вашей готовой продукции;
• менеджеры;
• сегменты клиентов;
• территории (регионы) продаж;
• бренды.

Строительство/проектные компании

Прибыль в таком бизнесе складывается из доходов по проектам за минусом прямых расходов по проектам и за минусом всех остальных накладных расходов компании. Поэтому первым делом необходимо разделить доходы и прямые расходы по проектам (объектам). Это даст вам возможность сравнивать проекты по рентабельности и понимать вклад каждого из них в прибыль.

Возможно, ваши проекты группируются по каким-то характеристикам (например, государственные/коммерческие) и хочется понимать, какие из типов проектов выгодны компании, а какие нет. Кроме того, часто строительные компании для управления прибылью по объекту вынуждены анализировать затраты (а иногда и маржинальную прибыль) по отдельным видам работ, из которых состоит проект. Это нужно для оценки эффективности привлечения субподрядчиков.

Аналитики в учете для строительной/проектной компании:

• виды проектов;
• проекты (объекты);
• виды работ;
• сегменты клиентов.

Два базовых принципа: необходимость и достаточность

Если ваш бизнес вырос до потребности в большом количестве аналитик, пора автоматизировать систему учета и отчетности, потому что ручное ведение слишком замедлено и ведет к искажению данных. И, прежде чем приступить к автоматизации, вам необходимо проработать список аналитик (необходимость и достаточность), их структуру, содержание — и превратить это в список требований к программному продукту.

В этот момент многие компании сталкиваются с соблазном расширить список аналитик, сделать отчеты максимально информативными во множестве разрезов. С одной стороны, чем выше аналитичность отчетов, тем выше качество управленческих решений, которые принимаются на их основе. Но вместе с тем аналитичность отчетов увеличивает стоимость ведения учета в компании.

Как понять, действительно ли вам нужна новая аналитика или дополнительный отчет? С помощью проверочных вопросов: «Кто будет пользователем этой информации? Какие управленческие решения будут приниматься на основе этой информации?». Если есть точные ответы — добавляем данные. Помним: необходимость и достаточность.

Создавайте систему учета, стоимость ведения которой сопоставима с эффектами от ее работы. Данные, которые она предоставляет, должны быть оперативными, достоверными и достаточными для принятия решений. Избавляйтесь от излишних цифр, которые никому не нужны и только засоряют управленческие отчеты.

ПРО финансы