Как принять на работу сотрудника в условиях коронавирусной самоизоляции?

Главный специалист по кадровому учету «Скай Лайн Консалтинг» Елизавета Синюкова

Прием дистанционного работника, если организация продолжает работу в период с 30 марта по настоящее время, производится в общем порядке при личном присутствии в офисе кадрового работника и сотрудника. Если организация не присутствует в офисе в период с 30 марта по 11 мая 2020 г., но фактически продолжают работать удаленно, то оформление сотрудников производится сразу на дистанционную работу. Для этого необходимо заключение трудового договора и оформление приказа о приеме на работу (ст. 56, 68 ТК).

I.Предъявление документов.

II.Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами.

      1) Важные условия трудового договора о дистанционной работе.

2) Вид работы — дистанционный.

3) Место работы — адрес по прописке или иной адрес.

4) Режим работы аналогичен, как если бы работник находился в офисе.

5) Несмотря на то, что дистанционный работник может сам решать, когда ему работать, в договоре могут содержаться требования о присутствии на рабочем месте в определенное время. В этом случае работник обязан подчиняться требованию.

6) Условия оплаты и наличие компенсационных выплат. Обычно для дистанционных работников устанавливают сдельную зарплату. Может устанавливаться дополнительная компенсация за использование оборудования, например, оплата доступа в интернет или техники (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).   

Прописывается порядок обмена документами, фиксируются адреса электронной почты. Есть два варианта как подписывать кадровые документы с дистанционными работниками.

Первый: обменивайтесь электронными документами. Сделать это можно, только если у работодателя и самого сотрудника есть электронная цифровая подпись. Если подписи есть, то работодатель может по электронной почте направлять сотруднику все кадровые документы: трудовой договор, приказы, уведомления, локальные акты и др.

Сотрудник также вправе направлять все документы работодателю по электронной почте, в том числе документы, необходимые при приеме на работу: заявления, объяснительные, подписанный трудовой договор и т.д. При таком способе можно точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.

Второй: обменивайтесь документами по почте. Если используете этот способ, то отправляйте оригиналы всех кадровых документов сотруднику почтой заказным письмом, с уведомлением о вручении. Сотрудник будет их подписывать и отправлять оригиналы обратно также почтой. При таком способе возникает риск нарушить сроки, чтобы ознакомить сотрудника с документами.

7) О порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2); Обеспечение средствами и оборудованием для работы. Если работодатель предоставляет технику, доступ в программы, то информация об этом должна быть в документе. Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к интернету.

8) Сроки выполнения работы и предоставления результатов, сроки и формат отчетности, особенности организации труда. Например, CRM-системы, где фиксируются задачи, сроки их выполнения и т.д. (ч. 1 ст. 312.3).

9) О порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2). Трудовая книжка для внесения записи о работе предоставляется по договоренности. Если трудовой договор заключается впервые, то трудовая книжка может не заводиться. Если работник хочет, чтобы запись в трудовую была сделана, то он предоставляет книжку лично или почтовым отправлением с уведомлением.

10) Условия изменения и расторжения договора. Если условия будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например, должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.

III. Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника. Если работник заболел или собирается в декретный отпуск, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т.п.) по почте заказным письмом, с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

IV. Нормы охраны труда для дистанционных работников. В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ. В частности:

— расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2);

— выполнение предписаний (абз. 20 ч. 2);

— обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2);

— ознакомить с требованиями при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

После окончании режима самоизоляции возможно оформить выход с дистанционной работы через заключение дополнительного соглашения о смене места работы. Первоначально необходимо выслать уведомление о прекращении дистанционной работы.

V. Увольнение дистанционного работника. Оформляется приказом в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.