Как рестораторы справляются с проблемами закупок и коррупцией среди персонала?

Вопрос выясняли эксперты компании по автоматизации кафе, ресторанов и магазинов POSTER.

Первое, что помогает в закупках – это грамотное задание, считают специалисты. Закупки продуктов питания определяют чуть ли не половину ежемесячных расходов ресторанного бизнеса. Это сложный комплекс, от свода технических характеристик продуктов под закупку, нормирования и логистики, до внедрения современных программных сервисов.

Имея подробную закупочную спецификацию, поставщик точно знает, что требуется покупателю. Так, в спецификации овощей и фруктов указывают желаемую свежесть, размеры и форму. Известно, что плоды меньшего размера обычно более насыщены по вкусу, тогда как крупные лучше для оформления. Для консервированных фруктов указывают минимальный вес сухого продукта, для сиропов — значение сахара, для яиц — их размер. В описании каждого товара присутствует процент выхода, который показывает, сколько готового блюда можно получить из данного сырья. Соответствие веса размеру, отсутствие пятен и механических повреждений, яркость цвета и другие параметры также отражаются в требованиях к закупке. Вопрос, как часто закупать продукты, каждый раз решается индивидуально.

«Необходимо делать правильный расчет и прогнозировать закупки, прогнозировать товарооборот и исходя из этого нормативы для сотрудников. Кроме этого, какие-то продукты можно купить заранее, подержать в морозилке. Если хорошие отношения с поставщиками, то можно зарезервировать для себя продукцию или выкупить», — рассказал владелец сети ресторанов Мeat&Fish Сергей Миронов.

Учредитель крафтового бара в Москве «Рэд Код Бар» Роман Саядов поделился, что его ресторан делает закупки два раза в неделю: перед выходными и в начале недели.

«Поскольку постоянно проводится анализ продаж, то ничего не остается к следующей закупке. Расходу всех закупленных продуктов также способствуют бизнес-ланчи, которые у нас каждый день разные», — рассказал он. 

«Главный способ оптимизировать расходы ресторана — составить правильное меню. Ведь если пристальнее «вглядеться» в него, то можно заметить, что большинство продуктов из разных блюд друг с другом перекликаются. Правильно распределив ингредиенты (иными словами, минимизировав их «разброс»), ресторан может весьма значительно сэкономить», — поделился в свою очередь соучредитель грузинского ресторана «Бахтриони» Василий Ломия (г. Москва).

Меньше, да лучше: именно такой подход к выбору поставщиков создаст устойчивые доверительные отношения, считают специалисты. Продолжительность сделки и умение вести переговоры позволят управляющему добиться существенных скидок, быть всегда в курсе акций и специальных предложений. Чаще всего для каждой группы товаров подбирается не более трех поставщиков.

Существенно сократить затраты помогает закупка продукции напрямую у производителя. Как рассказал Сергей Миронов, их ресторан работает в основном с российскими продуктами и не делает закупок за рубежом. Продукция закупается напрямую у производителя, без посредников. Иногда приходится ехать закупать рыбу прямиком на Камчатку.

Найти хороших поставщиков крайне важно, считает Василий Ломия, так как иногда из-за не лучшего качества происходит перерасход продукта. Его ресторан закупает товар практически каждый день, но небольшими порциями».

Что еще важно помнить, по мнению экспертов? Каждому сезону — свои продукты. Используя сезонные продукты для меню, можно существенно выиграть в цене, заинтересовать новую публику, проработать качество готового решения и оптимизировать экономику.

Праздники и выходные — также повод пересмотреть меню и увеличить закупку. Например, в декабре, естественно, приток гостей больше, чем в другие месяцы. В связи с этим, к выходным объем закупки увеличивается. Для корпоративных мероприятий можно закупаться дополнительно, исходя из пожеланий гостей, считает Роман Саядов.

В целях оптимизации качества и снижения фудкоста происходит постепенная переориентация на использование местных продуктов. Например, на кухне «Рэд Код Бара» не используют импортных продуктов.

«Отечественные производители способны поставлять качественные продукты. Поставки очень стабильные как по качеству, так и по срокам поставки. К числу наиболее дорогостоящих позиций в закупке «Рэд Код Бара» относят мясо, рыбу, молочные продукты, а также большинство крафта и кофе», — объяснил Роман Саядов

Помимо всего прочего, рестораторам стоит учитывать, что ответственные за закупки — самое слабое звено в ресторане – всегда есть соблазн дополнительно «навариться» вместе со «своим» поставщиком. Поэтому одним человеком здесь не обойтись, уверены специалисты.

Для отлаженной работы необходимо как минимум трое ответственных за закупки: шеф-повар, который определяет перечень требований к качеству и количеству необходимых продуктов, управляющий, который занимается непосредственно поисками поставщиков и ведет переговоры, а также ответственный за приемку — кладовщик, принимающий и проверяющий товар. 

В ресторанном бизнесе существует несколько схем работы с поставщиками. Первая — тендерная: ресторан размещает предложение на закупку с перечнем требований и минимальной ценой. Второй вариант — традиционный, когда ответственный тщательно изучает прайсы нескольких претендентов и по результатам мониторинга выбирает партнеров. Ну и вариант — «по ситуации», когда список на закупку формируется исходя из текущих потребностей, при этом никакой оптимизации не производится.  Свои особенности имеют закупки для ресторанных сетей.

Первый вариант предполагает управление из головного офиса: контракты на поставку продуктов по всей сети заключаются и реализуется через центр. Как правило, заказ поступает на склад-распределитель, а оттуда развозится по всем точкам. Однако эта система работает тогда, когда рестораны находятся в пределах одного города или расположены относительно недалеко друг от друга. Если речь идет о сети федерального масштаба, используется децентрализованная схема управления или симбиоз обеих схем. Смешанный тип управления для сетей наиболее приемлем, поскольку позволяет контролировать закупки, не теряя в качестве и цене, считают эксперты.