Тендерное сопровождение: о чем необходимо знать поставщику?

Директор Института закупок Вадим Крюков

Сегодня услуги сопровождения при участии в тендерах оказывает большое число организаций: только в Новосибирске, по данным сервиса 2ГИС, таких компаний –  более 60. Как выбрать добросовестного и эффективного контрагента при таком разнообразии? Попробуем разобраться.

1. Максимум услуг в одном месте

Если вы хотите получить действительно квалифицированную поддержку при участии в закупках, обратите внимание на организации, которые в данной сфере работают не первый год, уже успели наработать опыт и достойное портфолио.

Большим преимуществом является, когда компания осуществляет не только сопровождение, но и оказывает широкий спектр сопутствующих услуг: обучение, консультирование, помощь в получении тендерных кредитов, электронных подписей и т.д.

Почему это важно? 

Такой комплексный подход позволяет получить не одного специалиста, а целый штат работников, компетентных в разных вопросах сферы закупок, и которые не уходят в отпуск, не берут больничный и неожиданно не уволятся.

Оптимально, когда с вами в команде работают следующие специалисты:

• тендерный аналитик: осуществляет и предоставляет ежедневный мониторинг закупок по вашей сфере деятельности;
• тендерный специалист: проводит полный анализ документации о закупке и ваших документов; формирует «под ключ» заявку для подачи на участие в процедуре закупки, обеспечивает подачу заявки и участие в электронных процедурах от вашего имени;
• финансовый специалист: подбирает и оформляет тендерный кредит или банковскую гарантию на выгодных условиях;
• специалист по электронной подписи: занимается оформлением электронной подписи, необходимой для участия на интересующих вас электронных торговых площадках;
• юрист: обеспечивает юридическую грамотность при подписании контрактов, написании претензий и жалоб в контролирующие органы;
• IT-специалист: обеспечивает корректную настройку программного обеспечения на вашем компьютере, если вы хотите самостоятельно работать с электронными торговыми площадками, обеспечивает участие в электронных процедурах;
• тендерный консультант: отвечает на ваши вопросы в сфере закупок.

 2. Гарантия 100%-ого выигрыша – ложь!

Запомните: организации, которые обещают Вам выигрыш 100% из 100 процедур или что-то вроде «10 выигрышей за 1 месяц», откровенно вас обманывают! Фактически выигрыш в процедурах зависит от целой совокупности обстоятельств – от сферы деятельности, в которой работает организация, от количества конкурентов в этой сфере, от сезонности, от стоимости вашего предложения, опыта предыдущего участия в закупках и т.д. 

Нужно понимать процесс закупочной процедуры. Если вы участвуете в аукционе, либо запросе котировок, то цена – единственный критерий оценки. Понимая себестоимость товара (услуги), вы можете понять, до какого лимита целесообразно снизить цену относительно начальной (максимальной) цены контракта. Проведя анализ основных конкурентов, участвующих в процедурах по вашему профилю деятельности, можно постараться предугадать их максимальное падение в цене на основании предыдущего опыта участия. Однако никто не застрахован от фирм-«однодневок», либо просто неопытного игрока в процедуре, который в процессе аукциона «упадёт» ниже ваших даже самых смелых ожиданий. И вот контракт ушел от вас! И даже при том, что все документы в составе тендерной заявки были сделаны безупречно!

При участии в процедурах закупок, где помимо стоимости, важны и неценовые критерии –  такие, как опыт работы, наличие кадров, материально-технических ресурсов, –  опытный тендерный специалист может в процентном соотношении также сделать вам прогноз победы.

Как видите, гарантировать выигрыш со 100% вероятностью невозможно! 

Единственное, что может гарантировать квалифицированный тендерный специалист – что составленная им заявка на участие в процедуре закупок будет соответствовать на 100% всем требованиям документации о закупке, что вашу заявку не отклонят. А в случае необоснованного отклонения этот факт будет обжалован в контролирующих органах.

3. Быть на связи! Быть в курсе!

Если специалист по сопровождению обещает вам самостоятельно оформить все документы, запрашивая у вас первоначально только копии пакета из учредительных документов и бухгалтерской отчетности, то доверять ему не стоит.

Если речь идет об участии в электронном аукционе, то вполне возможно, что специалист самостоятельно сможет подготовить необходимые для участия документы и подписать их при подаче на электронной площадке вашей электронной подписью. В данном случае требуется минимальный пакет документов.

Однако, если закупка проходит, например, в форме конкурса или запроса предложений, то тут никак не обойтись без заполнения большого объема форм. Причем основная информация будет предоставляться именно вами – это ваши контракты, подтверждающие опыт участия в закупках, список кадровых работников, документы, подтверждающие наличие у вас материально-технических ресурсов, сертификаты соответствия, спецификации и прочее. То есть, если это не предоставляете вы, то за вас их будут подделывать в соответствии с требованиями документации. В лучшем случае вас ждет отклонение заявки на участие в процедуре, а в худшем… Подделка документов — это преступление!

Поэтому при квалифицированном оказании услуг тендерного сопровождения за вами должен быть закреплен отдельный специалист, который постоянно находится в контакте с вами.  Он анализирует и запрашивает у вас всю необходимую информацию; консультирует, где и как получить ту или иную справку или документ; корректирует и приводит документы в строгое соответствие требованиям действующего законодательства и документации о закупке.

4. Четкое понимание: а за что мы платим? 

Конечно, все мы ищем самое выгодное предложение и зачастую делаем выбор в пользу наименьшей стоимости товаров и услуг. Однако, в вопросах участия в закупках, где речь идет о высокой степени юридической ответственности, важна разумная экономия без ущерба качеству услуг!

Колебания цены в 15-20% – обычное явление на рынке. Однако, если организация обещает стоимость в 2-3 раза ниже среднерыночной – это повод задуматься!

Внимательно изучайте тарифы и читайте договор! Вполне возможно, что, заключив выгодную, на первый взгляд, сделку, вы получили «пустышку», в которую входит минимальный пакет услуг. Например, аккредитация всего на 5-ти электронных торговых площадках и подача заявок на участие в процедурах закупки, а все остальные обязательные услуги (настройка программного обеспечения, мониторинг закупок, анализ документации, запросы разъяснений, работа с проектом контракта, составление протокола разногласий, обжалование действий заказчика и пр.) придется оплачивать дополнительно.

Помните, все, что вам обещает организация при оказании услуг тендерного сопровождения, должно быть закреплено на бумаге, а не устными договоренностями. 

Не пугайтесь большого объёма информации при заключении контракта на обслуживание: тендерное сопровождение – это очень сложный процесс, который невозможно описать в двух словах и общими фразами.  Точность описания каждой оказываемой вам услуги и её стоимости – это залог вашего спокойствия и понимания, куда и на какие цели потрачены средства.