Удаленка — это не просто общий рабочий чат, это целая система. Опыт известных компаний

29 апреля состоялась онлайн-конференция от бизнес-издания «Деловой квартал» в Новосибирске. Тема обсуждения — удаленка. Эксперты — представители крупных российских и международных компаний (Orange Business Services, 2ГИС, Coca-cola HBC Россия) — поделились своим опытом в прямом эфире. 

Удаленная работа — это реальность, к которой мы уже начинаем привыкать, и учимся вести бизнес в этих условиях. Но каждый день появляются новые вводные, которые заставляют оперативно реагировать и принимать решения.

Казалось бы, раздал всем на дом компьютеры, настроил доступ к общему серверу — и компания будет работать как прежде. Но вскоре возникают проблемы: эффективность сотрудников падает, а руководитель ничего не может с этим поделать. Да еще и кибератаки угрожают информационной безопасности компании.

На онлайн-конференции мы поговорили о том, как правильно настроить удаленку (и спасти компанию), а также сохранить в тайне секретную информацию, как мотивировать сотрудников, ставить задачи и контролировать их исполнение, как поддерживать эффективность, а главное — где и откуда самому собственнику или топ-менеджеру черпать силы и вдохновение, оптимизм и мотивацию на поддержание бизнеса на плаву.

Операционный директор Orange Business Services Россия и СНГ Ольга Баранова рассказала о том, как компании удалось оперативно перевести на удаленную работу 800 сотрудников без потери эффективности.

Участники обсудили разные сервисы, которые помогают переходить на удаленную работу. Оказалось, что эффективность работы не только не упала, но даже выросла.

По словам Ольги Барановой, их компания проделала несколько шагов: мы установили дополнительные сервера, закупив необходимое количество лицензий, расширили интернет-канал. Важная деталь — обеспечение безопасности корпоративных данных, эти работы мы также провели. Реализовали разнесенную схему организации доступа к удаленным ресурсам. Это означает, что разные сотрудники могут использовать разные способы доступа. Так, бОльшая часть сотрудников использует доступ через CheckPoint VPN, это в основном те, у кого есть корпоративные ноутбуки. Сотрудники технической поддержки, которые работают в круглосуточном режиме, получают доступ к данным и приложениям через платформу КЦ Genesys. Тем, у кого ноутбуков на момент начала карантина не было, компания обеспечила доступ с использованием решения VDI (Virtual Desktop Infrastructure). Сейчас 100% сотрудников имеют возможность работать удаленно, около 90% — одновременно.

В вязи с этим у участников конференции возникли вопросы: есть ли смысл после пандемии сотрудникам выходить в офис, выйдут ли все сотрудники или кто-то останется на удаленном режиме, будут ли востребованы эти сервисы потом, смогут ли люди быстро перестроиться на докризисный режим работы?

Эксперт ответила:

После этого кризиса бизнес поменяется. Мы, несомненно, будем гораздо интенсивнее использовать возможности удаленной работы. Будем ли мы всех сотрудников на 100% времени отправлять на удаленную работу — не уверена, это не оправдано, живое общение — важный элемент в работе сервисных компаний. Сейчас у нас есть функции и сотрудники, использующие возможности hot-desks, мы будем больше сотрудников переводить в такой режим работы. Это может повлиять позитивно на использование офисных площадей. Конечно, потребуется много изменений, разработка локальных нормативных документов, адаптация методов измерения эффективности, но после текущей ситуации и вызовов, с которыми мы справляемся сейчас, это все преодолимо.  

С одной стороны, очень важно организовать работу технически, что помогают сделать разные программы и сервисы, с другой — всегда работает человеческий фактор: нужно замотивировать людей, помочь им быстро адаптироваться к такому режиму работы, установить баланс работы и отдыха и т.д.

О том, как не сойти с ума на удаленной работе, об организации, контроле и мотивации сотрудников рассказала директор по персоналу 2ГИС Елена Космынцева.

Она поделилась опытом — какие можно использовать инструменты мотивации, постановки задач и контроля, помимо уже всем известных сервисов, типа Zoom, Skype, Cлэк, Basecamp, OneDrive, Trello, WhatsApp и т.д.

В компании 2ГИС, по словам Елены Космынцевой, обязательны индивидуальные беседы с сотрудниками, постоянное информирование, обучение работе в онлайн-режиме, ежедневные планерки, ежедневный «чай» по видео с теми, кто свободен и т.д. Разделение чатов на рабочие и «кулер»/ #kitchen в WhatsApp. В рабочем чате решаются исключительно рабочие моменты, в «кухонном» можно обсудить личные вопросы, получить поддержку и совет от коллег и т.д. 

Но самым знаковым было то, что на период карантина выпал день рождения компании — 21 год. Руководство приняло решение не отменять празднование и отметить дату в онлайн-формате. Это был настоящий праздник, с поздравлениями, видео, мастер-классами. Создавалась атмосфера реального корпоратива, чтобы сотрудники почувствовали вовлеченность, чтобы пообщались, встретились в неформальной обстановке, зарядились энергией и позитивом, почувствовали себя единой командой! Это очень важный момент в условиях удаленной работы, — рассказала Елена Космынцева.

Как следствие всех предпринятых мер — а компания 2ГИС одна из первых в Новосибирске перешла на онлайн-формат — производительность труда не только не упала, но и выросла у некоторых подразделений, заверила эксперт.  

Что касается контроля, то, по мнению Елены Космынцевой, ценности заменяют контроль. Если сотрудники компании разделяют ценности компании, то и контроль не требуется, они работают на совесть.

Также секретами безболезненного перехода на удаленную работу поделилась менеджер по регулированию трудовых отношений Coca-Cola HBC Россия Ольга Егоркина. По ее мнению, сохранить продуктивность при удаленном формате работы и предотвратить недопонимания и конфликты помогает максимальное приближение удаленной работы к офисному формату, в котором — непосредственный контакт, неформальные кофеминутки с коллегами, возможность сосредоточиться на рабочей задаче и пр.

Ольга Егоркина выделила пять направлений и приемов, хорошо работающих на достижение этих целей:

1. «На берегу» определяемся с правилами и инструментами;

2. Поддерживаем привычные офисные форматы общения;

3. Ставим прозрачные задачи и принимаем обратную связь;

4. Соблюдаем баланс работы и жизни;

5.  Руководителям: не занимаемся микроменеджментом.

Руководитель направления бизнес-решений и инноваций Orange Business Services Алексей Антоненко раскрыл несколько простых способов защитить данные от злоумышленников в условиях удаленки — правила, которые полезно знать не только ИБ-специалистам (специалистам по информационной безопасности – прим. ред.):

1. Приоритеты для ИБ-задач;
2. Тестируйте цепочку поставок;
3. Привлекайте партнеров;
4. Работайте с сотрудниками;
5. Надейтесь на лучшее, но готовьтесь к худшему.

По мнению Алексея Антоненко, для защиты данных компании все же лучше обращаться к специалистам, потому что просто скачать из интернета антивирус недостаточно. В современных условиях бизнес стал более мобильным, оперативным, но и в то же время более уязвимым — очень важно позаботиться о его безопасности.

Эксперт также поделился инструментами, которые позволят обеспечить безопасность домашней сети:

1. Обновите прошивку/ПО;
2. Измените логин/пароль администратора;
3. Используйте WPA2 для безопасной работы WiFi;
4. Выключите режим WPS;
5. Используйте доверенный DNS;
6. Используйте фильтрацию по MAC-адресу;
7. Отключите дополнительные сервисы, которые вам не нужны (torrent, ftp и т.д.);
8. Создайте отдельный SSID для умных устройств;
9. Будьте готовы использовать мобильный интернет в качестве бэкапа.

Эксперты конференции согласились в том, что бизнес уже не будет прежним, но новые условия научат его жить и эффективно работать по-новому, главное — действовать.

Анна Мартынова

Генеральный партнер конференции