С 1 января 2020 г. в Трудовой кодекс РФ введена новая статья 66.1, обязывающая работодателя предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде. Как будем переходить?
Юрист юридической консалтинговой компании «Юсконсалт» Валентина Гречишникова
Помощник юриста Вера Сорокина
Причина перехода к трудовым электронным книжкам — в том, что на практике некоторые работодатели неверно ведут трудовые книжки, нарушая требования законодательства. В связи с чем ПФР недополучает части данных и, как следствие, может отказать застрахованным лицам в назначении пенсии.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка представляет собой основные сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде, которые хранятся в ПФР.
Работодатель обязан предоставить следующую информацию:
- ФИО работника;
- место работы;
- трудовая функция работника;
- переводы на другую постоянную работу;
- увольнение работника с указанием причины;
- также могут быть иные сведения, предусмотренные ТК РФ.
Работодатель предоставляет сведения в ПФР в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Сведения могут подаваться через сервис ПФР или систему учета, используемую работодателем. Есть исключение: если численность работников менее 25, то форма может предоставляться на бумажном носителе.
Как будем переходить?
Трудовые книжки в электронном виде станут обязательными для тех, кто впервые начнет трудовые отношения после 31 декабря 2020 г.
Для ранее трудоустроенных работников переход произойдет по желанию: можно будет как отказаться от дальнейшего ведения трудовой книжки в бумажном виде, так и заявить о желании параллельного ведения бумажного и электронного документа.
Последовательность перехода (ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ) для работодателя:
1. Привести в соответствие локальные нормативные акты;
2. Изменить коллективные соглашения/договоры (если они имеются);
3. Обеспечить техническую готовность к предоставлению сведений. Формирование «книжки» происходит путем заполнения формы СЗВ-ТД.
Срок подачи зависит от вносимых сведений.
Специальный срок — не позднее следующего дня — предусмотрен для предоставления сведений об увольнении, приеме на работу сотрудника.
Для иных сведений установлен общий срок — до 15 числа следующего за месяцем, в котором произошли изменения.
4. Уведомить до 30.06.2020 г. в письменной форме каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с введением электронных трудовых книжек, а также о праве работника сохранить бумажную трудовую книжку.
5. Каждый работник до 31.12.2020 г. обязан подать работодателю заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении сведений в формате электронной книжки. При выборе электронной трудовой книжки необходимо выдать бумажную трудовую книжку работнику (под подпись).
Где будут храниться данные работников?
Сведения о работе формируются работодателем и предоставляются в ПФР РФ для последующего хранения.
Срок хранения
Законом не установлен предельный срок хранения сведений в Пенсионном фонде.
А что будет, если работодатель не выполнит требования?
Ответственность за неисполнение требований установлена статьей 15.32.2. КоАП. Непредставление сведений в ПФР (а равно предоставление не в полном объеме) влечет наложение штрафа в размере от 300 до 500 руб. Штраф может быть наложен на руководителя или бухгалтера.
Может ли работник самостоятельно получить сведения, переданные в ПФР?
Работник может получить сведения самостоятельно:
1) у работодателя по последнему месту работы (за период работы у этого работодателя) на бумажном носителе или в форме электронного документа;
2) в многофункциональном центре на бумажном носителе;
3) в ПФР на бумажном носителе или в форме электронного документа;
4) через портал Госуслуги в форме электронного документа;
5) в течение 3 дней с момента подачи заявления у работодателя.
Кроме того, работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя при увольнении в день прекращения трудового договора.
Хорошо или плохо?
Любое нововведение влечет за собой позитивные и негативные последствия для участников трудовых отношений.
Очевидные плюсы для работодателя:
— сокращение издержек на приобретение и хранение трудовых книжек;
— отсутствие ответственности за сохранность и достоверное и своевременное оформление трудовых книжек;
— упрощение взаимодействия с дистанционными работниками.
К минусам для добросовестных работодателей можно отнести увеличение объема бухгалтерской отчетности (СЗВ-ТД).
Минус для работодателей, недостоверно/несвоевременно заполняющих трудовые книжки — невозможность внесения записей «задним числом».
К плюсам для работников можно отнести:
— достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности (исключается риск утери);
— возможность взаимодействовать дистанционно с работодателем и ПФР (трудоустройство, оформление пенсий по данным лицевого счета).
Таким образом, переход на электронные трудовые книжки имеет четкий регламент и не влечет за собой полный отказ от трудовых книжек на бумажном носителе.
Переход позволит обеспечить достоверность и прозрачность сведений о трудовой деятельности сотрудника, а также минимизирует риск утраты данных.