О подробностях организации крупнейшего в России фестиваля рассказала СЕО «ВМЕСТЕ Event group» Вероника Рукавишникова.
Событие, состоявшееся в Новосибирске 24 июня, стало знаковым не только для города и области: к нам, можно сказать, съехалась вся Сибирь. По нашим оценкам, к нам на фестиваль в новый парк «Арена» пришло более 15 000 человек.
Концептуально VK Fest задуман как мультиформатный мега-фестиваль. На более чем 20 площадках были развернуты креативные зоны от партнеров и спонсоров, большой лекторий, встречи вживую с топовыми блогерами. Гостями фестиваля предложено более 200 творческих, спортивных и развлекательных активностей для взрослых, детей и семейного досуга.
VK Fest — это единый проект для пяти городов: Москвы, Санкт-Петербурга, Сочи, Новосибирска и Владивостока. О размахе фестиваля как всероссийского ивента говорят такие цифры — в нем суммарно приняло участие 200 тысяч гостей, 500 артистов и знаменитостей, было организовано 400 тематических зон, состоялось 34 миллиона просмотров онлайн-трансляции, а из списка добрых дел — 2,5 миллиона рублей собрано с продажи «добрых билетов» и 200 гостей стали потенциальными донорами костного мозга. Впечатляющие достижения! И мы гордимся тем, что нам доверили организацию фестиваля в нашем городе.
По составу и количеству “звезд” Новосибирск стал одним из топовых. Музыкальную программу VK Fest здесь представили Леонид Руденко, Карина Кросс, Эльдар Джарахов, GSPD и Dead Blonde, OG Buda, Seville (она же Artik & Asti), Feduk и Баста. По моим впечатлениям и по многочисленным отзывам в СМИ, блогах и соцсетях, она прошла на большом подъеме. Впечатления у людей очень позитивные. Фееричное выступление Басты в финале поставило эффектную точку, это многие отметили.
Самое сложное в таких мероприятиях — это большое число задействованных лиц. В том числе и соорганизаторов — компания «ВМЕСТЕ Event group» была одним из ключевых операторов VK Fest. Чтобы организовать выступление такого созвездия хедлайнеров, нужно было учесть логистические нюансы каждого, выполнить райдеры и уложиться в тайминги. Для артистов были устроены не традиционные гримерки, а отдельные шатры для каждого из семи хедлайнеров. Площадка новая - прибрежный склон, рельеф, весьма непростой с точки зрения шоу-ивентов. Нетривиальные задачи в режиме риал-тайм. К примеру, сопроводить артистов к сцене так, чтобы люди их не видели до нужного момента. Решение — сделать для них отдельную тайную тропу. И решать приходилось в реальном времени.
Немного фактов в тему. Подготовка VK Fest в Новосибирске началась за три месяца, весь последний месяц шли ежедневные зумы с командой. Мы увязывали интересы всех ключевых спонсоров, для запуска брендинга в печать создавался отдельный файл с десятками вкладок, где нужно было учесть не только всех спонсоров, но и соотнести с картой каждую стрелку на макете. И каждая перестановка спонсора на карте влекла переделку всего брендинга. Итого мы прошли около сотни версий карты. А полевое, если так можно выразиться, звено подготовки и проведения фестиваля составили более 1 000 человек: волонтеров, монтажников, уборщиков, грузчиков.
Многое из материалов и оборудования доставлялось издалека. В Новосибирске не нашлось не только плазменных экранов нужного размера и качества изображения, но и, например, должного количества арендной мебели.
Тем не менее, весь механизм подготовки мультиформатного события сработал безотказно. Хотя самое сложное в организации подобных мероприятий — как раз координация. Представителей ивента, шоу-бизнеса, держателей активностей, общепита, безопасности, местных властей, полиции, медиков и много еще кого. Именно нашей, «ВМЕСТЕ Event group», задачей было срастить все графики всех подрядчиков (по заезду, установке, оборудованию и т.д. и т.п.), каждому заблаговременно дать техзадания, подготовить локации и т д. Помогало то, что у нашей команды уже есть огромный опыт в координации и организации масштабных мультимоформатных мероприятий. Кстати, в этом году один из наших реализованных кейсов отмечен самой престижной у ивентеров премией «Событие года», она вручается ежегодно в Москве. Плюс — мы уже участвовали в организации локаций VK Fest во Владивостоке.
Но даже при этом могу сказать, что на проекте с VK Fest в Новосибирске сложность умножалась на 10, просчитывались все мыслимые и немыслимые риски. И четкое взаимодействие членов команды, проектной группы, опыт дали желаемый результат — всё прошло без срывов, без опозданий, без каких-либо неприятных инцидентов.
VK Fest — уникальное событие! В Новосибирске прошло одно из самых масштабных российских мероприятий, и мы по-настоящему гордимся, что непосредственно к этому причастны. Считаю, что нам — в городе, в Сибири — нужны такие мега-мероприятия, уникальные, громкие, с мощной позитивной эмоцией. И, надеемся, их будет больше.
Возможности подобных массовых мега-ивентов недооценены. А ведь они несут мощный потенциал для совершенно разных отраслей. Например, очень высокий трафик иногородних гостей, которые, соответственно, пользуются бизнес-инфраструктурой города — это огромная польза и для сферы услуг Новосибирска, и для самого города в целом. Или, допустим, развитие технологий в регионе — спонсоры и партнеры VK Fest федерального масштаба принесли в Сибирь и показали свои возможности, самые новые технологии, подходы, механики продвижения и так далее, что тоже радует. Оборудование, техническое обеспечение, промышленная продукция для фестиваля — использовались все самые передовые технологии. Транспортные услуги, логистика, гостеприимство, общественное питание и так далее — все в выигрыше. Соответственно, польза от мега-мероприятий такого масштаба огромная. В конце концов, десятки тысяч носителей хорошего впечатления о Новосибирске — что это, если не эффективный региональный маркетинг и очевидное конкурентное преимущество нашего региона?
реклама