Эксперт: «Защита персональных данных — основа доверия клиентов и успешного бизнеса»

Эксперт-консультант Б152 Влада Зайнуллина

—  Сегодня все больше компаний работают с персональными данными — это информация о клиентах, сотрудниках и других людях. Но с этим связаны и риски: если данные попадут в чужие руки, компания может потерять репутацию, доверие клиентов и получить штрафы. Разберемся, как избежать этих проблем. 

Принципы защиты персональных данных

Законность и прозрачность

Каждая компания должна обрабатывать персональные данные строго в рамках закона и уведомлять людей о том, для чего и как используются их данные. Например, если вы собираете номера телефонов, эти данные должны использоваться исключительно для связи с клиентами, а не для рассылки рекламы без их разрешения.

Минимизация данных

Собирайте только те данные, которые вам действительно необходимы для работы. Если вам нужны только контакты клиента, не запрашивайте лишнюю информацию, такую как паспортные данные или адрес проживания.

Ограничение доступа

Доступ к данным должны иметь только те сотрудники, которым это необходимо для выполнения их рабочих задач. Например, бухгалтеру нет нужды видеть данные о маркетинговых кампаниях.

Конфиденциальность и защита

Данные должны быть защищены от утечек. Для этого используйте как организационные, так и технические меры, например, шифрование, мониторинг системы и регулярные аудиты.

Целевое использование

Данные можно использовать только для тех целей, которые были заявлены при их сборе. Изменение целей без согласия человека является нарушением.

Методы защиты персональных данных

Организационные меры

Назначьте ответственного за обработку данных — человека, который будет контролировать соблюдение правил. Это может быть юрист, специалист по безопасности или сотрудник отдела кадров. Он также должен обучать сотрудников правильной работе с данными и информировать их о новых требованиях законодательства.

Разработайте и утвердите внутренние правила работы с данными. Эти документы помогут стандартизировать подход к их обработке и избежать ошибок. Например, инструкции должны содержать порядок хранения данных, удаления и передачи их третьим лицам.

Технические меры

1. Управление доступом. Ограничьте доступ к данным. Используйте систему ролей, чтобы сотрудники видели только те данные, которые им нужны.
2. Шифрование. Все данные, особенно при их передаче, должны быть зашифрованы. Это защитит информацию даже в случае взлома.
3. Резервное копирование. Регулярно создавайте копии данных, чтобы восстановить их в случае утраты.
4. Мониторинг. Настройте систему мониторинга, чтобы своевременно выявлять и устранять подозрительные активности.
5. Обезличивание. Если возможно, удалите из данных личные идентификаторы, заменив их на коды или номера.

Закон и формальности

Чтобы соблюдать законодательство, важно правильно оформлять согласия на обработку данных. Документ должен четко описывать, какие данные собираются и для чего. Кроме того, если вы работаете с клиентами в России, базы данных должны храниться на территории страны.

Не забывайте уведомлять Роскомнадзор о начале обработки данных. Это обязательное требование, которое демонстрирует вашу законопослушность.

Что можно сделать прямо сейчас

1. Проведите аудит текущих процессов обработки данных. Выявите слабые места и устраните их.
2. Привлеките экспертов, чтобы разработать или улучшить существующие меры защиты.
3. Регулярно обновляйте внутренние документы и обучайте сотрудников.
4. Подготовьте план действий на случай утечки данных, чтобы минимизировать последствия.

Итог

Защита персональных данных — это основа доверия клиентов и успешного бизнеса. Следуя описанным принципам и методам, вы сможете не только соответствовать законодательству, но и создать репутацию надежной компании, которой можно доверять.