Топ ошибок при приеме платежей и работе с онлайн-кассой

Все расчеты с покупателями в РФ регулируются законом 54-ФЗ: каждый платеж вне зависимости от способа оплаты должен быть зафиксирован и документально подтвержден. Какие ошибки чаще всего совершают предприниматели при приеме платежей и как их исправить, рассказала руководитель техподдержки Prodamus Анна Князева.

Ошибки на этапе приема оплаты

Путают эквайринг и онлайн-кассу

Предприниматели часто думают, что, подключив эквайринг в банке, они автоматически решают вопрос с фискализацией чеков. Но это разные этапы платежа, не заменяющие друг друга. 

Эквайринг — это способ приема безналичной оплаты: банк переводит средства с карты клиента на счет продавца. Онлайн-касса (фискализация) — это отчетность перед государством о продаже и полученной оплате любым способом.

Каждый бизнес обязан настроить онлайн-кассу, зарегистрировать ее в ФНС и фиксировать каждый принятый платеж. За неприменение ККТ (онлайн-кассы) и невыдачу чеков физлицам штраф для ИП составит от 25 до 50% суммы расчета без ККТ. 

Не публикуют оферту

Малый бизнес часто продает товары и услуги без договора-оферты, размещенного в открытом доступе, считая это необязательным, но для онлайн-торговли отсутствие публикации оферты — штраф до 40 тыс. руб. 

Оферта — публичное предложение, в котором описываются условия оказания услуг или продажи. При споре она становится юридическим основанием условий работы компании, а для клиента — доказательством, если условия нарушены. Без оферты бизнес уязвим перед претензиями и проверками.

В оферте должны быть предмет договора, стоимость и порядок оплаты, сроки оказания услуги, условия возврата, ответственность сторон, порядок расторжения и реквизиты продавца. А разместить ее нужно на сайте в открытом доступе — обычно в футере и на странице оплаты ссылкой с чекбоксом «Согласен с условиями оферты». При продаже консультаций и услуг высокого чека оферту дублируют клиенту в PDF.

Документ можно заказать у юриста или адаптировать шаблон, а некоторые платежные сервисы предлагают услугу подготовки оферты для своих клиентов. При изменении условий продажи ее необходимо обновить. Кроме оферты покупатели должны при покупке на сайте иметь доступ к политике конфиденциальности, пользовательскому соглашению и согласию на обработку персональных данных, который должен быть вынесен отдельным чекбоксом. 

Не умеют работать с чарджбэками

Чарджбэк — это процедура оспаривания платежа по банковской карте, с которым не согласен покупатель. Клиент вправе требовать его, если не получил товар или услугу, деньги списали ошибочно, картой расплатились мошенники, или компания списала дважды либо больше нужной суммы.

Если предприниматель не вернул деньги сам, покупатель может обратиться в банк. Когда основания для возврата подтверждаются, бизнес теряет выручку и банковские комиссии, а сверх того – платит неустойку за каждый день просрочки.

Защита от чарджбэков — прозрачная оферта с условиями возврата и заранее собранные доказательства: платежные документы, переписка с покупателем, записи в CRM. На ответ банку обычно дают 5-7 дней, поэтому материалы лучше собирать до того, как случится спор.

Ошибки при работе с онлайн-кассой

В случае обнаружения нарушений при работе с онлайн-кассой предпринимателю грозит штраф за некорректное использование ККТ, размер которого для ИП составит от 1,5 до 3 тыс. руб. 

Неверные наименования товара в чеке

По 54-ФЗ наименование товара в чеке должно точно определять оплачиваемый товар или услугу, чтобы покупатель, обращаясь к чеку, понимал, за что именно были списаны средства. 

Нельзя писать в чеке просто «Товар», «Услуга», «Продажа» без конкретики, «Баланс», «Рассрочка», «Предоплата», повторяющиеся буквы вроде «аааа», тестовые названия (test1), наборы символов формата GUID. Корректное название лучше заносить в систему сразу при добавлении товара. Если ошибка попала в уже выданные чеки, нужно сформировать чек коррекции и передать данные в ФНС.

При переходе на НДС не меняют настройки онлайн-кассы

Если предприниматель уходит с УСН и становится плательщиком НДС, кассу нужно перенастроить или уведомить платежный сервис. Иначе чеки будут пробиваться без НДС, и их придется переоформлять. Здесь тоже помогают чеки коррекции: если сообщить в ФНС об ошибке раньше, чем ее найдет налоговая, можно ограничиться предупреждением.

Путают виды чеков

В работе с онлайн-кассой существует несколько видов чеков, которые необходимо различать, чтобы в документах все этапы сделки были отражены корректно и прозрачно и для предпринимателя, и для клиента, а назначение средств не вызывало вопросов у налоговой. 

Статусы чеков могут выглядеть так: 

• чек полной оплаты — расчет закрыт полностью: разовая оплата товара/услуги или финальный чек после ранее оформленной предоплаты; 
• чек предоплаты — деньги внесены авансом, а товар или услуга получены через время; 
• чек коррекции — исправление ошибок в работе с чеками. Он исправляет расхождение перед налоговой. 

Если подключена своя онлайн-касса, необходимо пробивать чек выполненных возвратов — это снижает налогооблагаемую базу. Если онлайн-касса интегрирована с сервисом по приему платежей, этого делать не нужно — сервис при возврате пробивает чек сам.

Не следят за статусом чеков в ОФД

При проведении платежа касса отправляет чек оператору фискальных данных. Тот проверяет, зарегистрирована ли касса, корректно ли уходят данные в ФНС, заполнены ли обязательные теги, и присваивает чеку один из четырех статусов:

• принят — чек корректен. Так должно быть со всеми чеками;
• принят с предупреждением — ошибки в необязательных полях, но чек учтен;
• прием в карантин — чек пробит до регистрации кассы или после снятия с учета, налоговая его не учитывает;
• отказ в приеме — критические ошибки, нет обязательных реквизитов, в ФНС такой чек не попадает.

Если статусы не проверять, можно месяцами пробивать некорректные чеки и узнать об этом только при проверке ФНС. Стоит регулярно открывать личный кабинет ОФД и вовремя направлять чеки коррекции при обнаружении ошибок. 

По опыту клиентов Prodamus, правильная настройка платежных процессов не только защищает от штрафов, но и повышает продажи на 10-30%. Когда чеки формируются автоматически, клиенты понимают, за что платят, а по каждому платежу есть документы, то бизнес может спокойно работать и развиваться.