Как перезапустить рекрутмент в компании: кейс красноярского ретейлера

Связь HR и бизнеса становятся еще теснее, а инструменты автоматизации подбора особенно актуальными, считают аналитики hh.ru. 

Как показала пандемия, российский бизнес продемонстрировал высокую адаптивность, восстановившись быстрее, чем предполагали эксперты. В этом ключе интересен опыт региональных компаний, которые, чтобы сохранять клиентов, смогли перестроить бизнес-процессы. Региональный ретейл, в частности, пересматривает не только работу клиентского блока (расширяет ассортимент, развивает сеть магазинов, улучшает сервис и повышает качество обслуживания), но и бэк-функции, в том числе кадровую политику, работу HR-службы. 

История красноярского ретейлера «Вираж» началась с небольшого магазинчика инструмента в начале 1990-х, далее он вырос до сети супермаркетов технических товаров и сервисных центров в Красноярске и Краснодаре, интернет-магазина со складом и пунктом выдачи в Москве. В 2020 году компания изменила курс, чтобы оставаться конкурентным работодателем и продолжать развивать бизнес. 

Антикризисный HR-план 

Трансформацию HR-процессов в компании начали во время пандемии с обновления HR-команды. Анна Свищева в начале 2021 года возглавила это направление в «Вираже».

Она вспоминает, что в прежней системе работы HR-службы наём сотрудников в компании был организован “по-старинке”: кандидаты приходили на собеседование, заполняли анкеты вручную, резюме хранились в папках на столе. Линейные руководители не участвовали в процессе подбора: например, они не использовали заявки на подбор, могли просто сказать рекрутеру, что нужен такой-то сотрудник. Новая HR-команда «Виража» решила изменить формат подбора персонала.   

Первый этап — перестройку процесса подбора — начали с аудита. Что было сделано:  

• собрали статусы по открытым вакансиям у линейных руководителей: результаты собеседований, обратную связь по кандидатам, кто уже принят в штат;

• пригласили на повторные собеседования тех соискателей, которые «подвисли» в процессе подбора;

• систематизировали релевантные резюме для будущего кадрового резерва по направлениям.

На втором этапе произошел переход с аналогового формата работы на CRM-систему для рекрутмента. В настоящее время для растущего бизнеса со сложной структурой подбора без специального ПО вряд ли получилось бы настроить качественный рекрутмент. С CRM, кстати, определились быстро — выбрали систему Talantix от hh.ru.

«Talantix мы внедрили достаточно быстро, и руководство удалось убедить легко, так как я знакома с этой CRM-системой с 2018 года, использовала её на других местах работы и знала все её преимущества. Главные аргументы за на тот момент — критически важно было систематизировать и оцифровать накопленную базу кандидатов, поддерживать её в актуальном состоянии, внедрить в кадровой службе принцип взаимозаменяемости сотрудников, наладить контакт с кандидатами и повысить эффективность и качество подбора», — говорит Анна.

Третий этап — формирование культуры командной работы по подбору у линейных руководителей. Переход на систему HR-автоматизации для кадровой службы поставил новую задачу — перестроить работу по поиску сотрудников с начальниками подразделений.

Команда Анны получает заявки на подбор от 50 линейных руководителей компании. К новой CRM-системе пока подключены не все, но многие из тех, кто работает с новой программой, выбрали проактивную позицию в процессе подбора сотрудников. Например, руководители команды маркетинга, направления электронной коммерции, ИТ-подразделения, отдела юридической поддержки сами просматривают резюме тех, кто откликнулся на их вакансии, по выбранным параметрам — ключевым навыкам, опыту работы. В таком случае рекрутеры только назначают встречу с соискателем и проводят собеседование.

«Таким образом, по некоторым вакансиям часть действий на этапе первичного разбора резюме отошла линейным руководителям. Их взгляд как специалистов в своей области нам очень помогает найти нужного кандидата. Особенно это важно, когда позиция непростая или требования к соискателям специфичные, нужно тщательно проверить каждого кандидата. Мы работаем в тандеме с заказчиками, благодаря этому обработка резюме идет быстро, а вакансии закрываются в срок», — подчеркнула Анна Свищева.  

Проверка на прочность 

Настоящим вызовом для HR-команды в самом начале пандемии стало открытие гипермаркета универсальных товаров в Красноярске весной 2020-го. Это совпало с введением жёсткого локдауна в марте и апреле. 

«Мы должны были очень быстро укомплектовать штат нового гипермаркета. Скажу, что на тот момент была масса людей, жаждущих работать, — немногие компании могли позволить себе функционировать полноценно. Мы выиграли на том, что в нашем ассортименте — непродовольственные товары первой необходимости: запчасти, ручной инструмент, электрика, сантехника и другие вещи, необходимые в быту», — рассказала глава кадровой службы ГК «Вираж». 

На эту торговую точку не только набирали новых сотрудников, но и переводили опытный персонал из других магазинов сети, поэтому нужно было срочно найти замену. Эту задачу успешно выполнили в 2021 году:  помогли уже выстроенная к тому времени система подбора и налаженные HR-процессы в компании. Коллектив «Вираж Гипер» — 130 человек. 

Пандемийные 2020–2021 годы изменили кадровый рынок для ретейлеров. Как отметила Анна Свищева, по некоторым позициям синих воротничков на job-сайтах кандидаты кончились, менеджеры по персоналу просмотрели всех соискателей, выросла конкуренция за персонал. Сказались и демографическая яма 1990-х, и отток мигрантов, и новые форматы работы и сферы, которые оттянули на себя часть персонала. В это время «Виражу» удалось достаточно успешно набирать сотрудников на самые разные должности —  от неквалифицированного персонала, рабочих и продавцов до белых воротничков (программистов, руководителей). 

В 2021 году у компании было открыто ежемесячно 22–30 вакансий, в 2022 году потребность в персонале чуть снизилась — до 13 позиций в месяц. Набор продавцов шёл постоянно: кадрами нужно обеспечивать все торговые точки Красноярска, нанимать сотрудников в торговую точку Краснодара. 

Источники кандидатов ГК «Вираж» 

• hh.ru —  единственный job-сайт, который используют в ГК«Вираж».

• Страницы магазинов в соцсети «ВКонтакте».

• Работные группы в соцсетях.

• Раздел «Вакансии» на сайте компании. В опубликованных позициях HR-команда использует ссылки на посадочные страницы вакансий из Talantix. Нажав кнопку «Отправить резюме», кандидат заполняет форму, прикрепляет резюме, и его отклик сразу попадает в базу системы. Кстати, этот формат использовали и в таргетированной рекламе в соцсетях — кандидат откликается на вакансию и попадает на посадочную страницу Talantix.

Кроме актуальных вакансий на сайте, есть форма «Кадровый резерв». Нажав «Заполнить заявку», соискатель также переходит на страницу Talantix, может ввести свои данные в форму и попасть в базу кандидатов компании. 

«Рекрутер не может держать в голове и в Excel-табличках большие объёмы информации — неминуемо потеряется нужное резюме. Автоматизация подбора позволит сэкономить вам много времени: искусственный интеллект Talantix помогает в разборе кандидатов и выдаёт нужных соискателей. Причем критерии подбора выбираете вы. Порадовало, что скоро появится возможность автоматического обновления всех резюме на hh.ru — значит, в нашей базе кандидатов будут всегда актуальные данные соискателей с самыми последними изменениями», — резюмирует руководитель HR-службы «Виража».

Внедрение CRM-системы позволило рекрутерам компании объективно посмотреть на подбор персонала, оценить его скорость по тем или иным вакансиям, накопить данные, чтобы вывести для себя прогнозные сроки найма сотрудников.
Например, 7–14 дней, если нужно найти сотрудника под срочную замену;

14–20 дней, если сотрудник уходит с двухнедельной отработкой и есть комфортные сроки найти другого человека. От 21 дня в среднем — поиск персонала в рамках запланированного  расширения штата.

8 плюсов CRM-системы

Анна Свищева, поработав с Talantix, выделила ряд преимуществ, которые помогают кадровому департаменту ускорить процесс подбора и сделать его более эффективным.

1.   Внедрение CRM-системы для подбора кадров — это современный формат работы HR-команды. Вакансии, отклики, коммуникации с заказчиками — весь процесс оцифрован и представлен в одном сервисе. Статусы всех кандидатов видны на каждом этапе. Всё доступно каждому рекрутеру 24/7. 

2.    Система подачи заявок теперь автоматизирована — руководитель заполняет форму в Talantix, формулирует все свои требования, рекрутер фиксирует время её составления, ведёт кандидатов.

3.    Рекрутеру не нужно пересылать резюме руководителю: у заказчика есть доступ к вакансии и откликам. Он может отсмотреть кандидатов, оставить комментарий. Порой заказчики сами подключаются к подбору сотрудников — в Talantix руководитель может отбирать кандидатов из базы откликов  по ключевым навыкам, опыту работы. В этом случае кадровая служба не разбирает резюме, а только приглашает соискателя и проводит собеседование вместе с заказчиком.

4.    CRM-система достаточно гибкая, предполагает возможность вносить изменения в структуру подбора исходя из нужд рекрутера. Например, команда по персоналу ГК «Вираж» набирает продавцов по разным направлениям — радиотехнических изделий, такелажа, электротоваров, сантехники и др. (более 20). Воронка кандидатов по всем направлениям собрана в одной точке, чтобы не усложнять работу менеджеру по персоналу.

5.    Удобный сервис связи с кандидатом. Не дозвонились — рекрутер сразу переходит в мессенджер или почту из системы и отправляет сообщение соискателю. Кандидат не потеряется, с ним не забудут связаться, так как в Talantix сохраняется история общения.

6.    Линейный руководитель получает письмо о встрече с кандидатом и может спланировать время на конкретный день, чтобы принять участие в собеседовании. Рекрутеру не нужно дополнительно созваниваться с ним и напоминать.

7.    Talantix позволяет разослать тестовые задания сразу всем соискателям и получить от них ответы. Всё в одной системе. А ответы и выполненные задания сохраняются в карточке кандидата в системе.

8.  Автоматизация помогает рекрутеру соблюдать законодательство по обработке персональных данных. Практически все соискатели проходят через CRM-систему, согласие оформляется автоматически. Это очень упрощает работу при большом потоке кандидатов. Ведь если человек пришел не через Talantix, кадровой службе приходится брать с него письменное согласие на обработку персональных данных.