Маленькая ошибка — большие убытки: как не потерять налоговый вычет?

Ведущий юрист ГК Umbrella Group Михаил Симонов

Ошибка в осмотрительности при выборе контрагента может стоить вашему бизнесу миллионы. Давайте разберемся, как этого избежать.

Налоговый вычет: в чем подвох?

Получение налогового вычета должно быть подтверждено достоверной первичной документацией. Недостоверность документации может состоять в том числе в том, что фактический контрагент — тот, кто исполнил обязательство по договору, не совпадает с поименованным в договоре.

Такой вывод инспекторы могут сделать в частности потому, что:

— у контрагента отсутствует материально-техническая база для исполнения обязательств;

— он не имеет офиса или сотрудников для ведения общехозяйственной деятельности.

Важно понимать: налоговый орган оценивает не только факт исполнения сделки, но и то, кто именно ее исполнил. А в случае, если сделка исполнена не стороной по договору, — обоснованность вашего выбора партнера. Если бы вы проявили осмотрительность, то могли бы избежать сотрудничества с проблемным контрагентом. А если бы и не избежали, то налоговый орган был бы лишен возможности утверждать, что недостоверность сведений, содержащихся в документации, произошла по вашей вине.

Как определить, что ваша проверка контрагента была достаточной?

Закон не устанавливает четких стандартов проверки. Но деловая практика предполагает разумный подход: чем больше рисков в сделке, тем выше требования к проверке.

Примеры уровня проверки

1. Низкие риски (например, заказ воды в офис):

— проверьте, что у компании есть регистрация и отсутствуют претензии в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес»;

— посмотрите отзывы на публичных ресурсах.

1. Высокие риски (например, поставка оборудования на миллионы):

— выезд на производственные и складские помещения;

— запрос документов: договоров аренды, штатного расписания, технических паспортов оборудования;

— убедитесь, что у контрагента есть ресурсы для исполнения обязательств.

1. Проблемы осмотрительности: чего избегать?

— Отсутствие документальных доказательств: проверка была, но результаты не зафиксированы? Без доказательств налоговая решит, что вы не проводили проверку.

1. Устные рекомендации:

— часто бизнес опирается на советы коллег или партнеров, но налоговая требует официальные подтверждения, такие как рекомендательные письма.

1. Небрежное делопроизводство:

— храните все собранные в рамках проверки материалы по контрагенту минимум три года после завершения сотрудничества.

Что делать, чтобы защитить себя?

1. Фиксируйте все:

— сохраняйте выписки из реестров, отзывы и любые собранные данные.

1. Запрашивайте документы у контрагента:

— предложите контрагенту документально подтвердить, что он может исполнить свои обязательства.

1. Создайте «досье контрагента»:

— организуйте папку с документами по каждому партнеру.

1. Внимательно проверяйте расхождения:

— Если обнаружили несоответствия, запросите объяснения.

Подводя итог вышесказанного

Проявление должной осмотрительности и хранение доказательств — не просто формальность, а защита вашего бизнеса от убытков и налоговых претензий. Убедитесь, что ваши контрагенты проверены, а результаты проверки зафиксированы. Это сбережет вам нервы, деньги и репутацию.

Совет: если вы готовы внедрить надежную систему проверки контрагентов, то не откладывайте на потом — начните уже сегодня!