Почему «Положение об интеллектуальной собственности» спасет ваш миллиард

Партнер ООО «СИБИРСКАЯ ЮРИДИЧЕСКАЯ КОМПАНИЯ» Елена Стафиевская

Представьте себе компанию, которая 10 лет разрабатывала уникальную технологию. Инженеры, лаборатории, испытания, миллионы рублей инвестиций.  Технология работает, клиенты завалили вас заказами, завод загружен на годы вперед. А потом главный технолог уходит просто на пенсию или внезапно умирает. И через полгода выясняется: патенты оформлены на него лично. Переговоры с наследниками приводят к требованию выплат в их пользу, и чем больше, тем лучше. Начинаем разбираться: все законно. У компании нет ни единого документа о создании технологии.

Или другая ситуация: вы с партнером разрабатываете уникальный интеллектуальный продукт, на паритетных началах вкладываете в него огромные суммы, ваши специалисты совместно со специалистами партнера участвуют в разработке, а потом оказывается, что продукт и товарный знак зарегистрированы на партнера, а письменного оформления ваших «джентельменских договоренностей» нет. Как вам получать доход этого продукта? Как самим пользоваться им? А если захочется выйти и вернуть инвестиции? Все эти вопросы становятся риторическими и очень дорогими.

К сожалению, такие истории в своей работе мы наблюдаем с завидным постоянством.  И каждый раз мы понимаем, что бизнес не просто рискует потерять ценные нематериальные активы (НМА), он рискует потерять свое будущее.

Чтобы этого не произошло, важно понимать: управление интеллектуальной собственностью в компании — это не реакция на проблему или угрозу от конкурентов. Это живой механизм и планомерный комплекс мер: регламентированные процедуры создания, приобретения, учета, управления объектами интеллектуальной собственности (ОИС), сроки и порядок использования, меры по обеспечению сохранности/защиты, коммерциализации, обновлению и многое другое.

У этого механизма есть фундамент — Положение об управлении объектами интеллектуальной собственности — локальный нормативный акт, суть которого — упорядочить работу с интеллектуальной собственностью внутри компании. Этот документ превращает намерение в работающие правила и создает ту самую доказательственную базу, которая в случае спора спасет ваш бизнес.

И тут важно: типовые шаблоны из интернета не работают. Однобокое Положение, регулирующее только служебные произведения или формально цитирующее положения закона, — хуже, чем его отсутствие. Такой документ только создает иллюзию защищенности. Полноценный же документ должен регламентировать весь жизненный цикл результата интеллектуальной деятельности: от генерации идей до их монетизации и защиты.

Каждый раздел такого Положения — это симбиоз того, как у вас фактически организовано то или иное решение (если вы все-таки предпринимали попытки упорядочить владение НМА), и того, как это должно быть с точки зрения действующего законодательства и обеспечения охраноспособности ваших ОИС. Создание такого Положения — это непростая работа, но ее можно облегчить. 

Блоки, которые рекомендуется включать в Положение об интеллектуальной собственности

Раздел 1. Термины и определения

Этот раздел — ориентир для каждого вашего сотрудника, общий язык для единого понимания сути. Например, мы привыкли слышать в разговоре с представителями контрагентов: «Этот документ — наша коммерческая тайна, мы его вам не дадим». Но коммерческая тайна — это не документ, а режим конфиденциальности, который состоит из определенных правил. Другой пример, ноу-хау (секрет производства): в большинстве случаев сотрудники не знают, что это такое, и не понимают, что можно рассказывать подрядчику, а о чем следует промолчать. Поэтому лучше, чтобы правильное восприятие понятий возникло «на берегу», а не после начала судебного процесса.

Раздел 2. Структура и описание ОИС

Это карта ваших НМА: вы и ваши сотрудники должны точно знать, чем именно владеет компания, какие объекты являются ключевыми для бизнеса. Изобретения, полезные модели, промышленные образцы, товарные знаки, программы для ЭВМ, базы данных, ноу-хау, объекты авторских прав — для каждого вида — краткое описание содержания и роли в деятельности компании. Например, в ресторанах конкурентную ценность представляют атмосфера, рецептура, подача блюд. Все это — проявление целостной идеи заведения (концепция), понимание которой предопределяет состав ОИС, условия их создания, распределение обязанностей между сотрудниками, риски утраты прав и совокупность мер охраны. Это источник для формирования бизнес-процессов.

Раздел 3. Приобретение ОИС

ОИС появляются в компании разными путями. Сотрудник создал что-то в рабочее время (служебное произведение). Вы заказали разработку у подрядчика (договор авторского заказа). Вы купили права у другой компании (лицензионный договор). Каждое основание — это отдельный сценарий с собственными процессами, участниками и документами. Например, для служебных произведений важно зафиксировать, как оформляется задание, кто его утверждает, кто назначает и контролирует исполнителей, сроки создания, как фиксируется факт создания и передачи, и т.д.

От исчерпывающего описания этих сценариев и их соблюдения зависит главное — возникновение исключительных прав компании на ОИС.

Раздел 4. Идентификация ОИС и принятие решения о постановке на учет

Не каждый результат интеллектуальной деятельности становится объектом охраны и имеет коммерческую ценность. Поэтому нужен алгоритм: кто и как оценивает охраноспособность, кто принимает решение о виде правовой охраны (патентование, регистрация, режим коммерческой тайны, депонирование), кто решает вопрос об оценке и постановке на баланс ОИС. Помните: это ценный актив, который может быть предметом сделок, но для этого он должен быть в наличии у компании.

Раздел 5. Порядок оформления прав компании на ОИС

Для каждого вида ОИС законом предусмотрены меры, которые подтверждают, кому принадлежит конкретный ОИС, а также гарантируют охрану прав со стороны государства. Этот раздел Положения — дорожная карта, чтобы такие меры предпринимались своевременно и в полном объеме. Вы можете заказать создание бренда, зафиксировать его, поставить на учет, начать использовать и сделать узнаваемым, но, если у компании нет сотрудника, который должен проконтролировать регистрацию бренда в максимально короткие сроки, то вы рискуете стать вторым, кто обратится в Роспатент за его регистрацией, а значит, все усилия будут напрасны.

Раздел 6. Система учета ОИС

В компании должен быть реестр ОИС. Это система, где четко фиксируется ключевая информация: вид объекта, текущий статус, документы, сроки подачи/получения заявки/регистрации/и т.п., сроки оплаты пошлин, ответственное лицо за текущий этап создания объекта, окончание лицензии, и так далее. Реестр может быть в виде excel-таблицы (самый простой вариант) или специализированной системы учета. В любом случае содержание и принципы этой системы должны быть описаны в Положении.

Без реестра вы не управляете, а вспоминаете. И когда вы забудете оплатить пошлину за патент на очередной срок — ваш конкурент успеет использовать это время для регистрации своих аналогичных изобретений.

Раздел 7. Организация хранения документации

Полнота и качество документации — это основа доказательственной базы при защите прав компании на ее интеллектуальную собственность. Для каждого этапа жизненного цикла ОИС — свои документы, порядок и сроки их формирования, а главное — систематизированное хранение.  Очень часто нам дают документы, которые вроде как есть, но только в текстовом формате, без подписей и даже без даты. А в случае спора, по закону подлости, такой документ оказывается ключевым.

Раздел 8. Система защиты прав и меры конфиденциальности

Угроза от конкурента — не только прямой плагиат. Это ситуация, когда конкурент вполне легитимно может узнать ваше ноу-хау (например, через общение с вашим сотрудником или наймом этого сотрудника к себе в штат). Конфиденциальность — это одна из ключевых мер, которая должна быть обеспечена в компании. Каждая компания разрабатывает комплекс этих мер индивидуально, в зависимости от специфики своей деятельности. При этом режим коммерческой тайны — это только один из вариантов таких мер.

Раздел 9. Порядок определения размера и условий выплаты вознаграждения авторам

На практике этот вопрос провоцирует очень много заблуждений: кто-то считает, что создание новых технологий входит в должностные обязанности работника, а значит, ни о каком вознаграждении речи быть не может. Кто-то разово выплачивает сотруднику повышенную заработную плату. Но зарплата и вознаграждение — это не одно и то же, и в случае спора суд будет руководствоваться постановлением Правительства РФ, которое утвердило правила выплаты вознаграждения за служебные изобретения/полезные модели/промышленные образцы.

Открою вам секрет: действие этих правил не распространяется на случаи, если у вас с работником заключен договор о выплате вознаграждения. Пользуйтесь этим: формула, процент, фиксированная сумма — устанавливайте правила сами и своевременно!

Раздел 10. Порядок использования ОИС

Фактически этот раздел — инструкция по использованию ОИС. Например, если ваша компания входит в группу, необходимо четко определить, на каких условиях другие компании группы используют ОИС, как оформляются внутригрупповые лицензии. Если компания привлекает подрядчиков, для исполнения которым нужно передать на время вашу интеллектуальную собственность, этот раздел должен предусматривать и эти условия.

А для франчайзингового бизнеса это один из самых важных разделов

Раздел 11. Мониторинг защиты прав

Это очень важный этап, который позволяет «держать руку на пульсе»: проверка патентной чистоты, выявление нелегального использования, утечка со стороны работников, контроль соблюдения лицензионных договоров, сбор доказательственной базы и многое другое. Опишите в этом разделе каналы и инструменты мониторинга: автоматизированные системы отслеживания в интернете, мониторинг заявок на регистрацию, взаимодействие с маркетингом, продажами, службой безопасности.  Так вы выявляете проблемы, оцениваете эффективность мер, оперативно и превентивно реагируете на риски, повышаете защищенность ваших продуктов.

Раздел 12. Определение ответственных лиц

Распределение обязанностей и определение ответственных лиц для каждого этапа управления интеллектуальной собственностью — рельсы бизнес-процессов.  Именно они превратят хаотичное творчество в предсказуемую магистраль и позволят избежать крутых поворотов и заторов.

Спецраздел: Приложения

И напоследок: не забывайте о шаблонах и типовых формулировках, которые ваши сотрудники должны использовать в своей работе. Разработайте и утвердите их как приложение к Положению. Самодеятельность сотрудников в вопросах оформления документов — прямой путь к беспорядку и рискам. 

Управление интеллектуальной собственностью — это не про «обложиться документами». Это про отлаженную действующую систему управления ОИС, которая поможет предотвратить судебные споры и сохранить миллиарды. Не ждите, пока бывший гений вашей компании купит яхту на ваши патенты, а конкурент зарегистрирует ваш бренд. Начните с ревизии вашей интеллектуальной собственности и создания вашего аутентичного Положения. Не завтра — уже сегодня.

А если вам повезло, и такой документ в вашей компании принят, проверьте его актуальность, соответствие бизнес-процессам и действующему законодательству, реальному распределению обязанностей между сотрудниками  и  исполнимость его положений. По итогам анализа составьте карту рисков и начните работу по его приведению в рабочее состояние уже сейчас. Тратьте ресурсы на развитие, а не на оборону.