Адаптация персонала. Опыт компании «Вектор-Азия»

Руководитель отделения построения ООО «Вектор-Азия» Алена Филиппова

Хотелось бы начать с места моей работы — это компания ООО «Вектор-Азия», которая более 10 лет является экспертом в сфере аутсорсинга ВЭД, специализируясь на импорте товаров из стран Европы и Азии. Нашими партнерами являются сети, а также средние и небольшие компании, для которых важны качество и уровень оказываемых услуг.

В нашем штате 35 сотрудников, и мы стремительно растем сейчас, поэтому поиск и подбор нужных кандидатов не останавливается ни на минуту.

Процесс адаптации новых сотрудников в компании начинается с ознакомительной недели. Цель данного этапа — устранить все помехи и сомнения, дать кандидату возможность быстрого ориентирования в компании и понимания — что от него ждут, и как этого добиться.

 Кандидату выдается направляющая форма с конкретными, но очень простыми заданиями. В формате своеобразного квеста кандидат знакомится с офисом, сотрудниками, а также функциями, за которые отвечает каждый сотрудник.

Пример 1

1. Подойти на ресепшн, познакомиться с офис-менеджером и узнать, где находится оргсхема компании;

2. Посчитать, сколько отделений на оргсхеме у компании, и записать в бланке ответ.

3. Какого цвета скатерти на столах в столовой?

4. Сколько кабинок в туалете?  И т.д.

Дав возможность ориентироваться в офисных помещениях компании и инструмент для поиска нужного сотрудника в виде оргсхемы, можно переходить к заданиям по организационной политике и профессиональной специфике.

Пример 2

1. Изучите историю, цель и замысел компании. Отметьте в бланке, что вам больше запомнилось (больше запомнится то, что совпадает с ценностями самого человека).

2. Изучите кодекс компании. Отметьте, с чем вы не согласны (причиной несогласия может быть элементарное непонимание, мы просто точечно это проясняем).

3. Изучите положение о вашем подразделении. Отметьте, что показалось вам нелогичным (нелогично, потому что неизвестно и непонятно — просто объясняем)

4. Найдите специалиста по персоналу и проясните с ним продукт вашей должности. И т.д.

С первого дня стажировки за новым сотрудником закреплен наставник, как правило, это его непосредственный руководитель или самый опытный коллега того же подразделения. Задача наставника — содействовать в получении полной информации и контролировать выполнение программы на ознакомительную неделю.  

 В процессе стажировки новый сотрудник знакомится не только с функцией, которая будет закреплена за ним, но и изучает основные организационные политики, корпоративную культуру, внутреннюю и внешнюю коммуникацию в компании, а также специалист отдела персонала проясняет с ним результат, который от него будут ожидать на данной должности. С таким пониманием мы сводим к минимуму растерянность новичка и линию действий, выбранную по своему усмотрению и на основании ранее полученного опыта. Мы договариваемся сразу, чего мы от него ожидаем, и как это будем оценивать, за какими показателями ему нужно следить, и как именно это делать.

Важно отметить, что все сотрудники компании должны поддерживать стажировку и всячески содействовать новому сотруднику, и этого довольно легко добиться, когда деятельность в компании организована и запечатлена в организующей схеме, а также есть понимание, что всего через неделю мы получим полноценного сотрудника, который уже сможет полноценно работать.

Итогом стажировки является своего рода экзамен, который проводит специалист отдела персонала, задавая уточняющие вопросы по каждому пункту программы. Результатом такого экзамена является допуск к стажировке или коррекция, то есть дополнительное изучение каких-либо пунктов программы. На этом этапе мы не принимаем решение об отказе дальнейшего сотрудничества с кандидатами, т.к. наем нам дает уже изначально подходящего кандидата. Конечно, одной недели очень мало, чтобы изучить все стандарты и политики компании, а также запомнить контактную информацию сотрудником. Да и зачем это нужно?

Для этого мы консолидируем всю информацию общего характера в печатном виде в папке штатного сотрудника (это могут быть регламенты, корпоративный кодекс, приказы и политики компании общего действия), а также организуем отдельную папку по должности (где уже собираем приказы и инструкции, регламентирующие выполнение конкретных обязанностей). Очень эффективный инструмент, который дает единое для всех понимание какого-либо вопроса и экономит время опытных коллег, так как новичок может обратиться к нему сам, не отвлекая других.

Через программу ознакомительной недели проходят все новые сотрудники, независимо от должности. Будь то новый исполнительный директор или кладовщик. По результатам недели мы можем оценивать, как человек справляется с простыми заданиями, внимателен ли он, коммуникабелен, сдержан, педантичен, и даже какая у него точка зрения. И если кто-то отказывается проходить через такого рода адаптацию, называя ее смешной — не расстраивайтесь, это просто не командный игрок и не ваш кандидат. Если в компании случается какой-либо форс-мажор, любой из сотрудников должен прийти на помощь.

P.S.: В момент, когда я пишу эту статью, мой первый руководитель, он же владелец компании, сидит и выполняет работу рядового сотрудника отдела ВЭД, он не считает это смешным или порочащим его достоинство занятием. В период всеобщих болезней и эпидемий он пришел на помощь, именно благодаря этому компания не остановила рабочий процесс.