Как выбрать площадку для конференции в Новосибирске

Выбрать его даже при обилии предложений на рынке несложно.

«Критериев выбора конференц-залов для проведения корпоративного или открытого мероприятия всего три, — рассказывает Данил Клюев, менеджер по маркетингу и рекламе гостиницы «AZIMUT Отель Сибирь». — Это характеристики самого помещения, его месторасположение в городе и техническое оснащение».

Статус конференц-зала должен отвечать требованиям готовящегося мероприятия. Но вместимость зала также важна.

«Недостаточно просторное помещение может стать серьезной проблемой для успешного проведения мероприятия», — говорит Наталья Кмит, директор отеля Gorskiy city. — Зал должен быть достаточно просторным, с хорошей вентиляцией,  поскольку некоторые мероприятия требуют перемещения участников по залу».

Ремонт, дизайн помещения — еще одна существенная характеристика помещения, которую не стоит игнорировать.

«Тем более если речь идет о том, чтобы произвести положительное впечатление на участников мероприятия», — считает Данил Клюев.

Для мероприятий междугороднего масштаба лучше выбрать помещение в непосредственной близости от аэропорта.

«Месторасположение гостиницы в шаговой доступности от аэропорта «Толмачево» дает преимущество для прилетающих на мероприятие участников», — продолжает Елизавета Гавриленко, управляющая гостиницей SkyPort.

Хотя залы гостиниц и отелей в принципе будут идеальным вариантом, если планируется мероприятие с программой на несколько дней и с участием гостей из регионов и иностранных партнеров. Участники конференции будут жить в гостинице, на базе которой есть конференц-зал.

«Разнообразить программу их пребывания можно экскурсиями, а в конце устроить прием или банкет в том же отеле», — говорит Данил Клюев.

При заказе комплексного обслуживания — проживания, аренды зала, питания — предоставляются скидки.

«Многие гостиничные комплексы города имеют возможность предоставить такие услуги в комплексе», — продолжает Елизавета Гавриленко.

«Если планируется мероприятие городского масштаба, всем его участникам будет удобно, если событийная площадка будет расположена в месте, где обеспечена транспортная доступность и есть хорошая парковка», — отмечает Наталья Кмит.

Важно техническое оснащение конференц-зала. От него в не меньшей степени зависит успех мероприятия.

«Если длительность мероприятия выходит за пределы часа-двух, то стулья должны быть максимально удобными», — рассказывает Данил Клюев.

Для выступления спикеров потребуется трибуна, конгресс-система для выступающих, проектор для трансляции презентаций, а также коммутационное оборудование, звуковые процессоры, усилители, акустические системы. При участии во встрече иностранных партнеров не лишним будет организация синхронного перевода, а также видеоконференц-связь, которая позволит  людям видеть и слышать друг друга, обмениваться данными на любых расстояниях.

«Качество инженерного оборудования конференц-зала имеет особое значение, — рассказывает Константин Вальдт, руководитель проектов компании AV «Integration». — Бледная, мерцающая картинка проектора, присутствие посторонних звуков (обратная связь, шумы, наводки) затруднят восприятие и сведут на нет все попытки компании-организатора донести до своих гостей нужную информацию и настроить деловые отношения на нужный лад».

Если конференция продлится больше часа-двух, то обязательна и организация кофе-брейка, подачи легких закусок. По словам Натальи Кмит, кофе-брейк — немаловажная деталь для любых деловых встреч и совещаний. Сегодня это просто хороший тон — беспокоиться об удобстве и комфорте своих клиентов и деловых партнеров.

Наконец, лучше лично осмотреть залы и проверить качество работы его оборудования. Только так можно получить полную информацию о возможностях зала.

Ирина Овдина