Сопровождение тендеров: как выбрать компанию

Участие в тендерах часто вызывает множество вопросов и затруднений. Постоянно изменяющееся законодательство, новые правила, сжатые сроки и сложно сформулированные требования заказчиков не облегчают ситуацию. Что же делать? Решить проблему поможет компания по тендерному сопровождению. Предлагаем вам 11 критериев, по которым вы сможете выбрать действительно надежную тендерную организацию.

1. Сайт компании – первое, на что стоит обратить внимание. Сомнительные организации можно отличить по таким приметам:

- вы попали на сайт через рекламный баннер, а через обычный поиск его найти не получается;

- сайт состоит из одной страницы;

- домен (имяфирмы.ru) зарегистрирован совсем недавно;

- нет информации об организационно-правовой форме компании (ИП, ООО, ПАО, ЗАО  и др.);

- нет точного перечня оказываемых услуг;

- нет контактной информации (юридическое название, адрес, телефон, e-mail).

2. Обратная связь. Серьезная компания всегда размещает на своем сайте форму обратной связи и телефон бесплатной горячей линии, а также оперативно отвечает на входящие сообщения и звонки.

3. Стоимость услуг. Сомнительные тендерные компании чаще всего не размещают на сайте информацию о стоимости услуг. Если цена скрыта, это значит, что для каждого клиента она разная и устанавливается по желанию менеджера после предварительной оценки вашей платежеспособности.

4. Отзывы. Почитайте, что пишут о компании, с которой планируете сотрудничать. Настоящие отзывы размещаются на сайте на фирменных бланках, с указанием реквизитов. Вы можете связаться с организациями из вашего региона или отрасли, чтобы убедиться в надежности тендерной компании. Изучите отзывы на сторонних ресурсах. Будьте внимательны: названия разных тендерных организаций могут оказаться практически идентичными. Уделите им особое внимание, чтобы не отнести отзывы об одной компании на счет другой.

5. Цена. Качественная работа не может стоить дешево. Если вам предложили цену гораздо ниже рыночной, то это либо мошенники, либо обычная «потоковая» фирма, для которой важно не качество работы, а количество клиентов. Надежная тендерная компания всегда будет вникать в суть вашего вопроса и опекать на каждом этапе участия в закупках. Согласитесь, такая работа должна достойно вознаграждаться.

6. Гарантии. Никто и никогда не может дать вам 100% гарантию победы. И даже 80%. Если вам делают точные прогнозы и обещают победу (несколько побед за определенный срок) – это обман. За манипуляцию в сфере тендеров организаторы несут уголовную ответственность, не стоит связываться с мошенниками. Помните, победителем тендера становится участник, предложивший наилучшие условия для исполнения контракта, согласно тендерной документации. Чаще всего решающим фактором является цена в заявке, но далеко не всегда.

7. Квалификация сотрудников. Специалисты тендерной компании должны разбираться в тонкостях закупочного процесса, иметь практический опыт участия в тендерах и ориентироваться в законодательстве. Только тогда вы можете рассчитывать на полезные и разумные советы, а главное – на грамотную юридическую поддержку. Чтобы оценить уровень квалификации специалиста по тендерам, договоритесь о личной встрече. Подготовьте юридические, а также организационно-технические вопросы и посмотрите, насколько четко и развернуто отвечает специалист. Попросите показать вам личные сертификаты и благодарности, свидетельства о повышении квалификации. Если тендерная компания не соглашается на встречу, откажитесь от подписания договора.

8. Компетентность. Нередко опубликованные на сайте статьи, документы и прочие сведения могут рассказать об уровне квалификации компании. Например, если вы замечаете откровенное незнание понятийного аппарата системы закупок, то представьте, каким окажется качество услуг.

9. Специализация. Сфера деятельности компании должна быть именно той, в которой она оказывает услуги. Сейчас тендерную поддержку предлагает каждая вторая фирма, но если посмотреть внимательно, то большая часть из них не имеет никакого отношения к сфере закупок. Это могут быть бухгалтерские, консалтинговые, юридические и прочие конторы. Не стоит полагаться и на околотендерные организации, чье прямое назначение – выпуск электронной подписи или оформление банковских гарантий. Услуги по тендерному сопровождению в таких фирмах не основные, а сопутствующие, и вам вряд ли смогут оказать хорошую поддержку. Остановите свой выбор на узкопрофильных компаниях, основная деятельность которых – организация и/или участие в закупках.

10. Договор. Если вас все устраивает в выбранной тендерной компании, и вы подошли к подписанию договора – не торопитесь! Изучите внимательно каждый пункт, посоветуйтесь с юристом по всем спорным или непонятным моментам. В договоре обязательно должны быть отмечены функции, которые компания берется выполнять. Убедитесь, что вам будут оказывать все услуги, которые обещались в устной форме.

11. Депозит. Если по условиям договора вы должны сделать предоплату в качестве обеспечительного платежа будущих услуг, не подписывайте такой договор. Скорее всего, вас хотят обмануть. Помните, услуги оплачиваются по факту, либо в составе тарифов. То есть, вы платите только за то, что заказали, а не за то, что вам теоретически может понадобиться. В любом случае у вас должно быть документальное обоснование платежа, в котором будут указаны наименование и дата оказания услуги.

От выбора тендерной компании во многом зависит успех вашей организации. Шансы на победу в закупках и подписание контракта возрастают, если вас сопровождает грамотный специалист по тендерам, способный вовремя увидеть подводные камни и дать ценный совет. Именно поэтому мы рекомендуем вам быть осторожными и тщательно проверить выбранную компанию перед подписанием договора.

Заместитель директора ООО «Система бизнес коммуникаций» Андрей Семёнов.