На протяжении 5 лет мы непрерывно совершенствуем нашу CRM-систему. Делимся с вами 5 улучшениями, которые помогли бизнесу максимально ускорить процессы для наших клиентов.
Меня зовут София Рогальская, и я считаю, что люди не должны выполнять монотонную работу. Если задачу можно автоматизировать, то ее нужно передать роботам, высвободив рабочее время людей на выполнение стратегических задач. Для своих целей я использую CRM-систему Битрикс24, она выполняет не только роль учета. Это огромный простор для автоматизации и ускорения бизнеса. Как известно: время — деньги. И внедрение автоматизации позволяет нам экономить средства компании. Вместе с командой торгово-логистической компании “Экспортер” мы используем 5 способов, которые позволяют сделать CRM-систему Битрикс24 эффективной и полезной для команды.
1. Внедрили роботов для автоматической отправки писем.
Один из наших принципов — это поддержание высокой скорости перед клиентами. Мы всегда информируем клиентов о том, что определенная стадия работы выполнена и мы ждем от него ответных действий. Например, мы информируем клиента, о том, что товар отгружен со склада и прибудет в пункт доставки за определенный срок. Такое сообщение мы отправляем автоматически, как только бухгалтерия подготовила документы и логист отгрузил товар. Сообщение для клиента на разных этапах бизнес-процесса содержит информацию, которую роботы забирает из заполненных полей в CRM-системе. У нас внедрены 4 робота, которые отправляют сообщения клиентам. Роботы:
• Оповещают клиента о принятии заявки в работу
• Отправляют документы на оплату
• Информируют о готовности товара к отгрузке
• Отправляют закрывающие бухгалтерские документы на отгрузку
Хочется отметить, что сообщения отправляются моментально. Ни один сотрудник не может дать такой скорости. А количество отправляемых сообщений в месяц превышает 4200. Для отправки такого количества сообщений вручную нам нужно дополнительно принять в штат 2 человека.
Скриншот сообщения в адрес клиента отправляемого ботом.
2. Настроили CRM-систему для контроля дедлайнов по задачам.
Для бизнеса очень важно соблюдать сроки поставки обязательств перед клиентами. Для соблюдения договоренностей в договор включают пункт о неустойке. За последний год издержки по неустойке перед нашими клиентами составили 0 рублей. Наша система Битрикс24 предупреждает если срок наших обязательств перед клиентами подходит к концу. На разных этапах нашего бизнес-процесса существует регламент времени для выполняемой работы. Мы заранее подсвечиваем карточку сделки, в которой истекает время выполнения — это помогает вовремя принять решения и избежать неустойки.
3. Внедрили чат-ботов в Telegram, которые уведомляют сотрудников о поступлении новой задачи.
Мы внедрили роботов, которые информируют сотрудников о том, что им передали работу другие сервисы. Теперь не нужно писать сотруднику в личные сообщения, что для него появилась работа. Роботы автоматически отправляют сообщения со всеми необходимыми данными для работы. Таким образом время на переписку между отделами сократилось в 2 раза. С 2-х часов до 1 часа.
Пример чат-бота в Telegram
4. Создали базу знаний внутри CRM-системы.
На платформе нашей CRM-системы создали базу знаний. Мы записали обучающие видео один раз — и все новые сотрудники могут проходить обучение, без привлечения своего куратора. При необходимости можно вернуться к сложным моментам и посмотреть видео несколько раз. Эта база постоянно пополняется короткими видео-инструкциями по работе с новыми инструментами, которые внедряются в компании. База знаний несет функцию накопления информации, таким образом минимизирует риск: самый опытный сотрудник (носитель большого количества информации) уволился и мы не знаем как работать с тем или иным инструментом.
5. Подключили калькулятор для расчета стоимости доставки.
При доставке грузов важно верно рассчитать стоимость доставки для клиента. Для небольших грузов менеджер самостоятельно может рассчитать стоимость доставки без привлечения логиста. В CRM-системе Битрикс24 мы используем калькулятор, который загружает актуальные цены со всех сайтов перевозчиков, анализирует их от минимальной до максимальной и выдает эту информацию сотруднику. Менеджер за несколько минут рассчитывает стоимость доставки для клиента. Отпадает необходимость ждать ответа от логиста, снижается нагрузка на логистический сервис. При 80 заявках в день — расчетом стоимости доставки должен заниматься отдельный логист в штате. Калькулятор же заменяет нам логиста.
Важно при настройке CRM системы Битрикс24 следить за потребностями сотрудников. В нашей компании культура изменении поощряет сотрудников находить идеи для сервиса автоматизации. Каждый месяц мы получаем более 50 заявок на улучшение от нашего внутреннего клиента. Коллеги сами говорят о том, как им будет комфортнее работать. Мы же стараемся учесть их пожелание и создать необходимые сервисы и инструменты-помощники.
CRM-система это инвестиция в прозрачную работу компании, автоматизацию однотипной работы. Битрикс24 — это возможность для людей уйти от монотонной и повторяющейся работы к масштабированию оригинальных идей для новых внедрений. Для сотрудников — это экономия рабочего времени, возможность работать не только в операционке, но и сконцентрироваться на стратегических задачах. Для компании — это колоссальная экономия денежного и человеческого ресурса.
Если вы хотите сделать CRM-систему полезной и адаптированной под потребности вашего бизнеса — проект IРогальская готов помочь вам с вашими задачами. Мы являемся официальными продавцами системы Битрикс24 для бизнеса. Готовы помочь вам с индивидуальной настройкой системы под ваш бизнес.
Сайт проекта: https://irogalskaia.ru
Реклама erid: LjN8JxNXv ООО "Экспортер" ИНН 5405052077