«Зачем нужна автоматизация? Прежде всего она позволяет решить 3 основных задачи, которые сейчас стоят перед вашей системой учета — оперативность, достоверность и аналитичность данных».
Как контролировать финансы, когда бизнес растет
Генеральный директор и владелец Сибирского офиса «ИНТАЛЕВ» Марина Гусева (Гуляева)
Все, кто когда-то создал компанию с нуля, мечтают о развитии, масштабировании, но большая часть руководителей в погоне за ростом продаж наступает на типичные грабли — система управления не меняется вместе с бизнесом, а остается прежней. Эта болезнь роста затрагивает и оргструктуру, и ключевые бизнес-процессы, и систему управления финансами.
Такая ситуация приводит к снижению эффективности бизнеса — в частности, экономической эффективности. Вот и получается, что все здорово, только прибыли нет или ее уровень недостаточен. Обороты радуют глаз, но утекают как песок сквозь пальцы. Что надо успеть сделать в финансах, когда ваш бизнес растет? Пока этот бизнес еще есть…
1. Научиться правильно считать
Первое и главное — надо создать систему учета, которая поможет держать руку на пульсе и знать ключевые показатели своего бизнеса, чтобы принимать решения на основе цифр. Бухгалтерский учет для этого не подходит. Почему? Его главная цель — отчетность перед фискальными органами, а значит, данные в нем собраны по стандартам, которые диктует государство, и искажены для оптимизации налоговой нагрузки.
Вам нужен управленческий учет, то есть учет, предназначенный для вас, для помощи руководителю в принятии управленческих решений. Цифры в нем реально показывают положение дел в компании, корректно собираются с учетом всех нюансов вашего бизнеса и доступны оперативно, а не через месяц или квартал. Информацию руководитель получает из трех ключевых отчетов — Отчета о движении денежных средств, Отчета о доходах и расходах (финансовом результате/прибылях и убытках) и управленческого баланса.
2. Научиться читать управленческие отчеты
И превращать цифры из этих отчетов в действия по развитию бизнеса — в конкретные решения, которые затем опять же оценивать через призму цифр. К какому росту прибыли или денежного потока привели ваши действия? Как они отразились на финансовом здоровье бизнеса? Ведь если с анализом отчетности ситуация такая, что вы «смотрите в книгу, а видите…», то смысла в системе управленческого учета (см. пункт 1) не будет.
3. Управлять рентабельностью товарных групп, сегментов клиентов, регионов продаж
Например, вы торговая компания и продаете товары в разные регионы России по нескольким сегментам клиентов. Для управления маржинальной прибылью вам необходимо понимать рентабельность продаж в каждый регион — куда выгодно продавать, а куда нет. То же с сегментами клиентов — выгоден этот контракт или нет. То же с товарными группами/категориями — сколько вы зарабатываете на каждой из них или даже на конкретном товаре, какой ассортимент вам необходим, а во что нет смысла вкладывать деньги.
Все это — аналитичность ваших отчетов, она усложняется с ростом бизнеса и в какой-то момент требует автоматизации, потому что ручной сбор показателей будет очень трудоемким, неоперативным, с большой вероятностью ошибок.
4. Обеспечить достоверность данных
Сделать так, чтобы цифры в отчетах были корректными — то есть реально отражали состояние бизнеса. Часто бывает так, что отчеты для руководителя составляются, но данные для них берутся словно из большого черного ящика, за их корректность не поручится даже финансовый директор.
С чем именно надо определиться в ведении учета? Например, в зависимости от того, что вы будете относить к основным средствам, расходы будут списывать сразу или через амортизацию, а значит, сумма прибыли в периоде будет разной. Также разной будет прибыль и стоимость ваших активов в виде запасов готовой продукции при использовании различных методов расчета себестоимости.
5. Начать планировать
Финансовое планирование — это ваша уверенность в будущем. Оно позволяет соблюдать баланс между доходами и расходами, поступлениями и выплатами денег. Помогает расставлять приоритеты в том, что мы можем себе позволить, а что — нет, и вовремя увидеть угрозу кассовых разрывов. С помощью грамотного бюджетирования собственники могут наконец выйти из состояния постоянного цейтнота и получить свободу от бизнеса (который как раз для ощущения этой свободы и создавался).
6. Автоматизировать систему управления финансами
Зачем нужна автоматизация? Прежде всего она позволяет решить 3 основных задачи, которые сейчас стоят перед вашей системой учета — оперативность, достоверность и аналитичность данных. А еще это существенное снижение трудозатрат на формирование отчетности. Поверьте, ваши сотрудники могут тратить рабочее время более эффективно — не на ручной ввод и обработку данных, а на их анализ, поиск узких мест и точек роста для компании.
Пока бизнес небольшой, учет можно вести «на коленке» (в табличке MS Excel), но вместе с масштабами компании растет количество данных, которые нужно собирать — тогда вероятность ошибок возрастает с каждой операцией, которую вручную обрабатывает ваш сотрудник, и значительно падает оперативность отчетов.
7. Взять на работу экономиста
Именно так: взять в штат экономиста, а не переложить задачи по управлению финансами на плечи бухгалтера. Бухгалтер — это вовсе не специалист в экономике бизнеса, как это может показаться на первый взгляд. Он работает для того, чтобы бизнесу жилось по возможности спокойно — чтобы налоговая отчетность была корректна и вовремя сдана с учетом всех нововведений от государства.
Каким должен быть экономист? Это специалист, который поможет вам и руководителям подразделений понимать цифры, научит вас читать отчеты, делать по ним выводы и самое главное —сможет наладить в вашем бизнесе систему бюджетирования и управленческого учета. Он регулярно анализирует структуру затрат и предлагает методы их снижения, анализирует рентабельность на разных уровнях прибыли и предлагает те или иные действия для руководства, занимается прогнозированием и предотвращением кассовых разрывов.