Передавать, нельзя оставить. Когда бизнесу выгодны внештатные отношения?

Установка на оптимизацию расходов и бизнес-процессов, взятая на вооружение многими компаниями еще в преддверии кризиса, сегодня стала глобальным бизнес-трендом. Оптимизировать процессы, сделать бизнес более мобильным и конкурентным, получить доступ к инновациям помогает аутсорсинг. Тем не менее, некоторые компании предпочитают делать все самостоятельно. Передавать, нельзя оставить, или передавать нельзя, оставить? Вместе со специалистами мы расставим знаки препинания в этом предложении.

Внештатные сферы

Исследование рынка аутсорсинга в России, проведенное группой BDO совместно с РБК.Рейтинг, показало, что наиболее популярными направлениями, отданными на откуп российским профильным компаниям, являются сфера услуг, юридическое сопровождение, охрана, транспорт и логистика, а также подбор и обучение персонала. Рынок аутсорсинга сегодня обширен: сторонние подрядчики выполняют самые разные функции. Среди российских фирм особенно распространен кадровый аутсорсинг – рекрутинг, управление кадрами, оценка персонала, обучение, организация корпоративных праздников и поддержка HR-систем. Кроме того, отмечают эксперты, бизнес все охотнее передает в ведение аутсорсеров ИТ-функции – как простые задачи, такие как сервис отдельных видов оборудования и инфраструктуры, так и обслуживание всех систем компании. Традиционно большой интерес к ИТ-аутсорсингу проявляют компании малого и среднего бизнеса, а также стартапы, которые не готовы и не видят смысла в формировании ИТ-инфраструктур с нуля, но хотят потреблять и использовать ИТ услуги уже сегодня.

Эксперты считают, что в условиях кризиса число поклонников аутсорсинга будет только расти за счет его главного преимущества – возможности передачи непрофильной деятельности подрядчику, что позволяет организации сосредоточить ресурсы на основном бизнесе.

Станислав Токарев, генеральный директор компании «Новосибирское аудиторское товарищество» перечисляет выгоды клиентов при работе с компанией на аутсорсинге: «В отличие от работника, физического лица, мы несем полную материальную ответственность по договору. Наша профессиональная ответственность застрахована. Оплата наших услуг не облагается взносами в ПФР, ФСС, а это 30% от суммы зарплаты работников. Мы не болеем и не уходим в отпуск, и не бросаем своих клиентов в трудную минуту. Нам не нужно оборудовать рабочее место, а это затраты (аренда помещения, мебель, компьютер, программа). Мы осуществляем постоянный контроль качества работы своих специалистов. (http://novaudit.ru/)

Татьяна Глазунова, руководитель группы компаний ROSA’ consulting group отмечает, что сегодня широко распространена передача на аутсорсинг бухгалтерии и юридического обслуживания. Бизнес получают комплексную выгоду от передачи этих функций сторонним подрядчикам. «Сравнительный расчет использования бухгалтерского аутсорсинга и содержания бухгалтерии из трех человек показал существенное сокращение затрат: на ФЗП; на управленческие расходы и на оснащение рабочих мест, – говорит г-жа Глазунова. – В целом при сокращении штата с трех до одного сотрудника бухгалтерии и передаче бухгалтерии на аутсорсинг экономия составляет более 55%. Дополнительно более прозрачной и контролируемой для руководителя становится работа бухгалтерии, поскольку аутсорсинг требует четкого соблюдения регламентов подготовки отчетности». Делегирование ведение бухгалтерии на аутсорсеру осень удобно и зарубежным компаниям, имеющим представительства на российском рынке. Татьяна Глазунова поясняет: «Требования российского законодательства для руководителей таких компаний «неродные», велики риски, а сотрудничество с надежной консалтинговой компанией позволяет быстро и красиво вести отчетность, сдавать ее, отвечать на запросы контролирующих органов». (http://rosacg.ru/)

Марина Борзыгина, руководитель направления «Промышленный персонал и массовые проекты» компании Coleman Services называет три преимущества аутсорсинга. «Во-первых, это возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, стратегических целях, не отвлекаясь и не тратя свои силы на вспомогательные функции, Во-вторых, возможность передать провайдеру сложный участок работ. И, в – третьих, качество работы. Поскольку провайдер – это эксперт и профессионал в своем деле. Он специализируется на выполнении той или иной функции и аккумулирует зарекомендовавшие себя практики», – говорит г-жа Борзыгина.

В подтверждение своей позиции Марина Борзыгина приводит пример из практики: «Отдел закупок крупной компании работает на базе ECM-системы. Обязательная процедура согласования договоров носит сложный характер. Проблема усугубляется регулярными нарушениями сроков со стороны смежных подразделений. Это может повлечь за собой негативные последствия. До обращения к провайдеру клиент продумал перечень процессов, которые он хочет передать на аутсорсинг, и обозначил первоначальный количественный состав проекта. Провайдер, исходя из полученных данных и поставленной задачи, организовал поиск, подбор и обучение сотрудников, а также выделил менеджер проекта. В результате аутсорсинговая команда отвечает за согласование всех необходимых документов в программе клиента в срок и в утвержденном порядке». ()

В целом, при правильной организации процесса и вдумчивом выборе поставщика аутсорсинг обеспечит ряд тактических преимуществ, позволит значительно сократить издержки и повысить производительность труда. Однако при всех плюсах аутсорсинга его нельзя считать универсальным инструментом. Это хорошая возможность для оптимизации издержек, но не во всех случаях. Поэтому эксперты советуют не перестараться с передачей функций и оставить под контролем ключевые бизнес-процессы компании.

Делегировать: потерять или приобрести?

По мнению экспертов, в российском бизнесе еще силен постулат «делегировать – синоним «терять». У нас не принято делиться своей работой, даже если она отнимает массу времени у сотрудников и по ряду объективных причин качественно выполняться на предприятии не может.

Кроме того, одним из основных тормозов для развития аутсорсинга остается недоверие к сторонним организациям. Действительно, аутсорсинг несет в себе некоторые риски для заказчика услуг. Компания вверяет часть бизнес-процессов пусть профессиональной, но абсолютно «живой» компании – она может обанкротиться, не справиться с поставленной задачей, нарушить условия договора, не оправдать ожиданий и, в конечном счете, подвести в самый неподходящий момент. Минимизировать эти риски можно и нужно в самом начале, на стадии выбора поставщика, уверены эксперты. Так, оценивать потенциальных поставщиков можно по следующим параметрам: опыт реализации подобных проектов, квалификация специалистов, наличие сертификатов производителей оборудования, клиентская база (численность, уровень удовлетворенности).  

Что касается степени риска, то она зависит от того, какое значение для бизнеса имеет функция, отдаваемая на аутсорсинг. В какие последствия выльется ее отказ — временная приостановка или неправильное выполнение? Есть ли возможность быстро заменить поставщика на другого, внутреннего или внешнего? Как предприятие страхуется на период поиска нового поставщика, если потребуется его экстренная замена? Распараллеливается ли выполнение одной функции между несколькими исполнителями, которые «в случае чего» могли бы взять на себя кратковременную дополнительную нагрузку? Вот некоторые из вопросов, анализ и поиск ответа на которые поможет снизить риски. Еще один важный фактор снижения риска – это четко и максимально подробно прописанные в договоре обязанности и ответственность сторон; если проект длительный, нужно разбить его на этапы, для каждого из которых выбрать и зафиксировать юридически оценку эффективности.

«Конкретного алгоритма выбора подрядчика нет, но самое главное – не гнаться за дешевизной, а выбирать действительно качественный «товар» – говорит Станислав Токарев. – Как говорится, не такие мы богатые, чтобы покупать дешевые вещи. Ошибка в этом случае может стоить очень дорого».

«На аутсорсинг можно и нужно передавать те вопросы, которые не относятся к основному виду деятельности. То есть, если вы в чем-то профессионал и любите свое дело, то сконцентрируйтесь на нем и выберите надежных подрядчиков, которые обеспечат качественный сервис для работы вашего предприятия. Сконцентрируйтесь на своей цели, используйте ресурс консалтинговых компаний именно как ресурс для уменьшения рисков своего бизнеса, – говорит Татьяна Глазунова. Для выбора «своего» подрядчика сформулируйте свою цель и идеальный результат сотрудничества. Оценивайте предложения по понятности пути достижения идеального результата».

Каждое изменение дает возможность для развития. Аутсорсинг – как раз такая возможность. Это эффективный способ оптимизировать свои затраты: не содержать штат под несистемные задачи, а сосредоточить усилия на профильной деятельности. Приоритет имеют те, чья репутация подтверждена фактами, временем, отношением к клиенту. Если вас не устраивает отдельная компания, это не повод вовсе отказаться от такого инструмента, как аутсторсинг. Кроме того, если подрядчик не устраивает своих клиентов, он не продержится на рынке, его место займут другие, предоставляющие качественные и честные услуги.

Алгоритм правильного выбора подрядчика от Coleman Services  

Наибольшее внимание стоит уделить следующим вопросам:

•          Опыт провайдера в области предоставления аутсорсинговых услуг;

•          Система работы с персоналом и наличие разработанных мотивационных программ;

•          Команда проекта: какие специалисты будут поднимать проект на старте, и какие будут привлекаться в процессе? Где сосредоточена экспертиза провайдера – в Москве или в регионах? Наличие он сайта;

•          Организационная структура проекта;

•          Система коммуникации «клиент – провайдер»: каким образом будет происходить передача информации от вас провайдеру и обратно.